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Qualitätsrelevante Dokumente und Daten

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Das Management der Dokumente und Aufzeichnungen sowie der qualitätsrelevanten Dateien wird von der jeweils zuständigen Abteilung gelöst und von der Qualitätssicherung überwacht.

Datenmanagement

Praktisch alle qualitätsrelevanten Informationen - Dokumente und Aufzeichnungen - werden computergestützt verwaltet und in Datenbanken gespeichert. Daneben werden Teile der Qualitätssicherungsdokumentation (etwa alle Prozesse und Arbeitsanweisungen, Stellenbeschreibungen, Checklisten) mit dem QS-Softwaresystem verwaltet und sind deshalb nicht in der Dokumentation enthalten, sondern finden sich in den entsprechenden Datenbanken, die als mitgeltende Dokumente betrachtet werden.

Das Datensicherungssystem

Da die Daten - Sourceprogramme, Dokumente und weitere Informationsbestände - die wichtigste Existenzgrundlage für das Unternehmen und eine wesentliche Voraussetzung für die Nutzung der Produkte durch die Anwender darstellen, muss unter allen Umständen gewährleistet sein, dass ein Verlust dieser Bestände (etwa durch eine Katastrophe) praktisch nicht eintreten kann. Eine Wiederherstellung dieser Daten ohne Zugriff auf eine Sicherungskopie ist vollkommen ausgeschlossen.

Weiters müssen die Daten so gesichert werden, dass auch früher genutzte Bestände oder ältere Versionen von Dateien bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Nicht zuletzt muss den Mitarbeitern der Dialog Data die Sicherheit gegeben werden, dass durch eine Fehlbedienung wie etwa ein irrtümliches Löschen von Dateien keine schwerwiegenden Folgen entstehen können.

Diese Zielsetzungen werden durch das Datensicherungskonzept des Rechenzentrums erfüllt:

Alle für das Unternehmen wichtigen Daten sowie die Home-Directories aller Mitarbeiter werden automatisch während der Nachtstunden auf einem zentralen Server gesichert. Von diesen Sicherungen werden jeweils die letzten 31 Tage, die letzten 12 Monate und die Halbjahres- und Jahressicherungen für mindestens die letzten zehn Jahre gesondert aufbewahrt. Daneben werden einmal pro Stunde die sensiblen Daten (Rechnungswesen, Dokumentationen, Sourcedateien und auch alle Home-Directories) "on the fly" inkrementell auf einen Sicherungsdisk kopiert.

Außerdem wird für den Fall einer Katastrophe permanent eine höchstens sieben Tage alte Sicherung außer Haus aufbewahrt. Zusätzlich ist eine Kopie aller Datenbestände im Wiener Büro vorhanden, die laufend aktualisiert wird. Um zu verhindern, dass Dateien auf Sicherungsmedien nachträglich verändert werden können, wird der aktuelle Bestand aller Sourceprogramme und Dokumente einschließlich der letzten sechs Monatssicherungen halbjährlich auf CD gesichert.

Alle Sicherungsvorgänge mit Ausnahme der Sicherung auf CD erfolgen vollautomatisch und werden maschinell protokolliert.

Datenschutz

Die Datenschutzvorkehrungen stellen sicher, dass personenbezogene Daten - insbesondere Informationen aus Echtdaten von Kunden, die für Testzwecke zur Verfügung gestellt werden - in keiner Weise missbräuchlich verwendet werden können. Zusätzlich werden alle Maßnahmen getroffen, um einen Softwarediebstahl möglichst auszuschließen, weil dem Unternehmen in der Vergangenheit auf diese Weise schon beträchtlicher Schaden erwachsen ist.

Sämtliche Daten sind auf UNIX-Systemen mit entsprechenden Schutzeinrichtungen gespeichert. Der Zugriff auf diese Systeme ist durch Passwort geschützt und nur den Mitarbeitern der Dialog Data möglich. Sensible Daten dürfen unter keinen Umständen auf Personalcomputern abgelegt oder auf Disketten gespeichert werden. Da bei der Dialog Data Personalcomputer zur Abwicklung qualitätsrelevanter Vorgänge nicht verwendet werden dürfen, sind auch Datenverluste durch Computerviren ausgeschlossen.

Alle Mitarbeiter werden schon beim Eintritt durch Dienstvertrag oder Dienstzettel zur Einhaltung des Datenschutzgesetzes sowie der firmeninternen Datenschutzrichtlinien verpflichtet. Insbesondere ist auch festgelegt, dass sämtliche Testauswertungen mit Echtdaten von Kunden im Aktenvernichter zu entsorgen sind und unter keinen Umständen - auch nicht in Form von Abfall - in lesbarer Form außer Haus gelangen dürfen, außer sie werden dem betreffenden Kunden selbst ausgehändigt. Zusätzlich sind die Mitarbeiter dazu verpflichtet, Kenntnisse über interne Daten von Kunden, die sie im Zuge ihrer Tätigkeit erlangen, außer zur Abwicklung des jeweiligen Projektes in keiner Weise zu verwenden.

Lenkung der Dokumente

Für die Dokumentation ist eine eigene Abteilung in der Dialog Data zuständig, welcher die Gestaltung und Betreuung aller Schriftstücke und Dokumente obliegt.

Die Dokumente zur Qualitätssicherung einschließlich der in Datenbanken gespeicherten Informationen werden von der Qualitätssicherung überwacht und nach einem entsprechend festgelegten Änderungsverfahren modifiziert und freigegeben. Die Dokumentationsabteilung führt eine Liste aller Empfänger zu jedem Dokument, an welche die jeweils neuesten Versionen weitergeleitet werden.

Die Bearbeitung der Dokumente wird mit dem bereits bei der Softwareentwicklung beschriebenen CASE-System gesteuert, das Entwicklung, Reviews und Freigabe überwacht. Alle Dokumente unterliegen der Versionskontrolle und sind auch in sämtlichen früheren Versionen verfügbar. Dafür wird sowohl durch ein Datenbanksystem, das alle Änderungen von einer Version zur nächsten aufzeichnet, wie auch durch die zuvor beschriebenen Datensicherungsmaßnahmen in etlichen Generationen und auf nicht veränderbaren Datenträgern gesorgt.

Zur einheitlichen Gestaltung der Dokumente ebenso wie zu den für die Erstellung der Dokumente verwendeten Werkzeugen liegen detaillierte Richtlinien vor, deren Einhaltung von der Dokumentationsabteilung überwacht wird.

Eine Vernichtung von älteren Dokumentversionen ist derzeit nicht vorgesehen, bezüglich der Aufbewahrungsfrist gilt die für Aufzeichnungen festgelegte Regelung. Werden einzelne Abschnitte oder Bestimmungen außer Kraft gesetzt oder gegenstandslos, so werden die entsprechenden Texte in der neuen Version des Dokuments gelöscht.

Qualitätsaufzeichnungen

In den Qualitätsaufzeichnungen werden alle qualitätsrelevanten Informationen EDV-gestützt festgehalten. Diese Aufzeichnungen dienen nicht nur dem Nachweis der Einhaltung aller Vorgaben zur Sicherung der Qualität, ihre Analyse ermöglicht darüber hinaus das Finden und Verstehen von Schwachstellen sowie von Ansatzpunkten für Vorbeugemaßnahmen und Verbesserungsmöglichkeiten.

Die Qualitätsaufzeichnungen haben insgesamt einen beträchtlichen Umfang und müssen so organisiert sein, dass sie die Zielsetzungen der Qualitätssicherung möglichst weitgehend unterstützen, ohne dass der damit verbundene administrative Aufwand unzumutbare Ausmaße annimmt.

Da die Norm die Festlegung einer Aufbewahrungsfrist zwingend verlangt, wurde festgelegt, dass alle Dokumente und Aufzeichnungen drei Jahre lang aufbewahrt werden müssen - mit dem Zusatz, dass sie auch nach Ablauf dieser Frist nicht vernichtet werden dürfen.

Ereignisse und Gefahren

Die Aufzeichnung aller Ereignisse und Gefahren im Rahmen der Ereignis- und Gefahrenaufzeichnung EGA wurde bereits bei der Kundenbetreuung behandelt.

Diese Aufzeichnungen werden laufend und parallel zu allen sonstigen Aufzeichnungen von allen Mitarbeitern geführt und zentral im Computer verwaltet. Jeder Vorfall, der irgendeine Reaktion erfordert, ist gesondert aufzuzeichnen, weshalb die historischen Aufzeichnungen relativ unbedeutend sind: Zu jedem in einem Protokoll festgehaltenen Mangel und zu jeder festgestellten Gefahr wird auch eine EGA-Eintragung erzeugt.

Diese zentral gespeicherten Aufzeichnungen können nach verschiedenen Kriterien klassifiziert und geordnet werden, ebenso ist eine Überwachung der Erledigung einfach möglich.

Qualitätspläne

Die Qualitätsplanung ist in alle Prozesse integriert und Teil der Vorbereitungsarbeiten. Alle zu erledigenden Aufgaben werden von der QS-Software in Arbeitsaufträgen festgehalten, die durch Übernahme der entsprechenden Prozessmodelle samt allen integrierten Checklisten die Abwicklung steuern.

Berichtswesen

Die historischen Aufzeichnungen werden von allen Mitarbeitern bei allen Vorgängen geführt und sind in den jeweiligen Verfahrensanweisungen geregelt.

Vorgangsbezogene Berichte werden in der Regel als Protokolle geführt, die ohne weitere Behandlung abgelegt werden. Ähnlich werden die produktbezogenen Aufzeichnungen und die Projektdokumentation behandelt, die als Dokumentation der Entwicklungsarbeit in der Ablage deponiert werden.

Organisation der Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen müssen so gestaltet sein, dass sie einerseits vollständig sind, dass andererseits jedoch die Mitarbeiter nicht mit einer Unzahl von Formularen und Berichten belastet werden. Es werden daher für die laufenden Arbeiten nur zwei Formulare verwendet:
  • Alle Mitarbeiter führen chronologische Tätigkeitsberichte, aus denen die einzelnen Arbeiten mit Datum, Uhrzeit und Gegenstand der Tätigkeit ersichtlich sind. Aus diesen Aufzeichnungen kann der Aufwand je Vorgang, je Produkt oder je Projekt jederzeit ermittelt und mit den geplanten Werten verglichen werden.

  • Parallel dazu werden externe Ereignisse wie Kundenanfragen, Wünsche, Beschwerden oder Fehlermeldungen werden im Ereignisprotokoll (EGA) aufgezeichnet.

Mit diesen beiden Formularen können einerseits alle Tätigkeiten und Vorgänge und andererseits alle Vorfälle und Problemquellen festgehalten werden. Daneben sind natürlich die vorgangsspezifischen Dokumente (etwa ein Modulentwurf oder ein Lieferschein) herzustellen, während Protokolle eher formlos geführt und in der EDV nicht weiter bearbeitet werden.

Alle Entwicklungsmaßnahmen bei Software und Dokumenten werden vom CASE-System in einem Versionsprotokoll zusammen mit den vorgenommenen Änderungen festgehalten. Zusätzlich werden Entwicklungsdokumentation und Änderungsberichte im Rahmen der Projektabwicklung erstellt. Jedes einzelne Softwareprodukt wird nach seiner Fertigstellung in einem eigenen Softwarebeurteilungsbogen nach verschiedenen Kriterien bewertet.

Jeder einzelne Prüfvorgang wird festgehalten und je nach Art der Prüfung detailliert in einem Testprotokoll aufgezeichnet.

Alle Konfigurationsmaßnahmen bei der Gestaltung von Anwendersystemen werden in einem Installationsprotokoll aufgezeichnet. Sämtliche bei den Anwendern installierte Produkte und deren Versionsnummern werden in einer Konfigurationsliste festgehalten.

Statistische Auswertungen

Die Qualitätssicherungssoftware enthält ein umfassendes Informationssystem mit leistungsfähigen Werkzeugen zur statistischen Auswertung aller im System verfügbaren Daten und liefert Informationen aus allen in Frage kommenden Bereichen der Qualitätssicherung wie beispielsweise der Risikoanalyse, der Fehleranalyse oder dem Beschwerdemanagement. Diese Auswertungen beschränken sich jedoch auf Methoden der beschreibenden Statistik.
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