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Checklisten

Checklisten dienen dazu, einzelne zu überprüfende Punkte in einer durch einen Identifikationsbegriff (Checklistennummer) gekennzeichneten Liste zusammenzufassen und über diese Nummer den jeweils benötigten Elementen - Prozessen, Vorgängen, Produkten, Dokumenten - zuzuordnen. Diese Listen sind ein überaus effizientes Hilfsmittel, das mit minimalem Aufwand vielfältige Leistungen bietet. Sie sind über Webseiten für alle Mitarbeiter zugänglich und unterstützen wirkungsvoll die Steuerung verschiedener Abläufe.

Zudem sind sie ein ideales Instrument zur Verbesserung der Prozessqualität, weil zusätzliche Punkte jederzeit in die Checkliste aufgenommen werden können und damit neue Erkenntnisse, zusätzliche Aufgaben und Maßnahmen zur Fehlervermeidung sofort berücksichtigt werden. Aus diesem Grund werden sie auch in der Software zur Qualitätssicherung (siehe Quality Data Warehouse) intensiv eingesetzt.

 


Der prinzipielle Aufbau von Checklisten
Jede Checkliste trägt neben der Nummer eine Bezeichnung und enthält mehrere einzelne Punkte, etwa

Checklisteninhalt

Die benötigten Checklisten und deren Inhalt können vom Anwender entsprechend seinen Bedürfnissen frei definiert werden. Es können bis zu 65.000 Checklisten mit jeweils 65.000 Checklistenpunkten eingerichtet werden.


Zur zusätzlichen Steuerung von Abläufen oder Aufzeichnungen können sowohl zu jeder Checkliste selbst wie auch zu jedem Checklistenpunkt verschiedene ergänzende Informationen (etwa "Review notwendig", aber auch Kosten) gespeichert werden.
Eine Übersicht zeigt die im System bereits gespeicherten Checklisten:

Übersicht Checklisten

Durch Klicken auf die zugehörige Nummer oder Bezeichnung in der obigen Liste kann jede Checkliste zur Bearbeitung aufgerufen werden.


Prüfvorgänge
Die Checklisten können in vielen unterschiedlichen Formen genutzt werden.

In der einfachsten Anwendungsform ruft man die benötigte Checkliste über das Organisationssystem ab und überprüft am Monitor, ob alle vorgesehenen Aufgaben erledigt wurden.

Eine weitere einfache Anwendung besteht darin, die Checkliste auszudrucken und die einzelnen Punkte händisch als erledigt zu markieren. Zusätzlich können die beteiligten Mitarbeiter die Erledigung durch ihre Unterschrift bestätigen.

Das Organisationssystem sieht für den Einsatz der Checklisten sogenannte Prüfvorgänge vor. Dazu werden Aufgaben im System zusammen mit der dafür zu verwendenden Checkliste angelegt:

kso15.gif

In der obigen Abbildung ist zum Beispiel ein Vorgang Bilanzpräsentation 2003 eingerichtet, welcher nach der Checkliste 1200 Konferenzorganisation abgewickelt werden soll.

Zu den einzelnen Punkten der Checkliste können im System sowohl der Status (zum Beispiel "offen" oder "erledigt") sowie Kosten und andere Werte eingetragen werden:

Prüfvorgang

Entsprechende Abfragefunktionen informieren über unerledigte Punkte und aufgelaufene Kosten.

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