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Dokumentenmanagement

DokumentenanagementDas Dokumentenmanagement verwaltet jene Informationen, die in mehr oder weniger unstrukturierter Form und in zahlreichen unterschiedlichen Formaten vorliegen. Briefe, E-Mails, Fotos, Webseiten, Zeugnisse, Beschreibungen, Prospekte, Bücher oder Zeitschriften sind nur einige Beispiele für solche Informationsträger, von denen zumindest die beiden letzteren zeigen, dass keineswegs alle Informationen im Computer gespeichert sein müssen.


Bei der heute üblichen Informationsflut ist es eine fast unlösbare Aufgabe, alle verfügbaren Unterlagen und Informationsquellen in einer kontrollierten Form zu verwalten und die zur Bewältigung der Lernprozesse im Unternehmen relevanten Informationen für die beteiligten Mitarbeiter herauszufiltern und ihnen zu präsentieren.


Das Dokumentenmanagement ist wenigstens teilweise leichter zu bewältigen, wenn sich das Unternehmen für die Erstellung eigener Dokumente auf einen plattformunabhängigen und nicht an eine bestimmte Anwendung gebundenes Format einigen kann, wie es zum Beispiel XML darstellt.


Die Konzeption des Dokumentenmanagementsystems der Dialog Data konzentriert sich zunächst darauf, Ordnung in die Informationsflut zu bringen. So lange nicht jedes Schriftstück eindeutig identifizierbar ist, lässt sich eine computergestützte Administration kaum realisieren.


Kernfunktionen des Systems sind
  • die Vergabe von Berechtigungen - was innerhalb von InfoLink über das Befugnismanagement gelöst wird -,
  • die Versionskontrolle, die nicht nur die Aufzeichnung aller Änderungen betrifft, sondern auch das Management der verteilten Dokumente (etwa wer besitzt welche Version)
  • Funktionen zum kontrollierten Zugriff auf den Datenbestand

Ergänzt werden diese Funktionen durch optische Archivsysteme und Imaging-Tools, mit deren Hilfe große Mengen eingescannter Dokumente elektronisch verarbeitet werden.

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