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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Das Abrechnungssystem

Die Lohn/Gehaltsabrechnung ist jenes Teilsystem der MIBS-Personalabrechnung, das alle Aufgaben der eigentlichen Lohnverrechnung erledigt. Zusammen mit den Systemen Zeitabrechnung, Reisekostenabrechnung, Darlehen und Exekutionen sowie Anspruchsverwaltung aus der Personalevidenz bewältigt das Abrechnungssystem alle Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung:

mb009persabr.gif (5725 Byte)

Bei der Abrechnung werden Bruttolohndaten verarbeitet, die händisch eingegeben, von irgendwelchen vorgelagerten Systemen übernommen oder vom Lohnsystem automatisch generiert (zum Beispiel Sonderzahlungen) wurden.

Sowohl in der Brutto- wie auch in der Nettoabrechnung tragen alle für die Bewertung relevanten Daten (Beträge) zumindest zwei Kennzeichnungen, nämlich eine Personalnummer und eine Lohnartennummer. Mit der Personalnummer wird der Wert einem Dienstnehmer zugeordnet und mit der Lohnartennummer einer bestimmten Art von Lohndaten (zum Beispiel Gehalt, Überstundensatz, SV-Beitragsgrundlage, Lohnsteuer, ausbezahlter Betrag).

Mit Hilfe dieser zwei Zuordnungen erkennt das System, wie der gerade vorliegende Wert zu behandeln ist: Über die Personalnummer finden die Bewertungsfunktionen die dienstnehmerspezifischen Informationen (zum Beispiel SV-Gruppe) und über die Lohnartennummer jene Angaben, die diese Art von Lohndaten steuern (SV-Pflichtigkeit usw.).

Extrem leistungsfähige und flexible Abrechnungsfunktionen
Der Betrag (Wert) eines Lohndatensatzes ist entweder als solcher angegeben oder aber er wird vom System aus anderen Informationen gewonnen. Die einfachste Form für eine solche Berechnung ist die Multiplikation einer Anzahl (etwa Stunden) mit einem Satz (Stundenlohn oder Schmutzzulage). Das System kann jedoch auch Bewertungen vornehmen, die zum Beispiel in verbaler Form folgendermaßen lauten:

Wenn die Abrechnungsperiode März oder September und der laufende Arbeitnehmer weder Lehrling noch Beamter ist, schon im Vormonat beschäftigt war und außerdem für ihn in diesem Monat unter Lohnart 155 Daten vorliegen, dann verwende von den Lohnarten 220 und 221 den kleineren Wert, dividiere den Durchschnitt aus den letzten zwölf Monaten der Lohnart 430 durch diesen Wert und nimm vom Ergebnis soviel Prozent, wie im Personalstamm-Feld XY dieses Arbeitnehmers eingetragen sind. Von diesem Wert sind zehn Prozent Vorsteuer herauszurechnen und der Rest unter der Kostenart KK im Verhältnis der Bruttolohndaten des Arbeitnehmers auf die Kostenstellen des laufenden Monats aufzuteilen. Weil diese Lohnart nur kalkulatorischen Zwecken dient, hat sie auf die gesetzlichen Abgaben keinen Einfluss und soll auch nicht im Lohnkonto oder im Abrechnungsblatt für den Dienstnehmer aufscheinen. Zu buchen ist diese Lohnart im Soll auf den vorkommenden Kostenstellen mit der Kostenart KK und im Haben zur Kontrolle in einer Summe auf einem Verrechnungskonto.

Dieses Beispiel zeigt, dass der Wert einer Lohnart nicht nur von den Angaben im Personal- und Lohnartenstamm abhängt, sondern auch von anderen Lohndaten der laufenden und früherer Abrechnungsperioden beeinflusst werden kann. Es zeigt auch, dass das System praktisch unbegrenzte Möglichkeiten zur Bewertung von Lohndaten bietet. Derartige Bewertungen können für beliebige Zwecke (hier kalkulatorisch) vorgenommen werden, ohne dass durch solche Hilfsrechnungen die eigentliche Lohnabrechnung beeinflusst wird; sie scheinen in den entsprechenden Auswertungen auch nicht auf. Diese Bewertungsfunktionen werden im nächsten Kapitel ausführlicher behandelt.

Am Ende einer Abrechnung liegen die Lohndaten in zweifacher Form vor: Einmal sind die Werte je Lohnart vorhanden, wie sie für die eigentliche Lohnverrechnung benötigt und - sofern sie später noch gebraucht werden - in der Lohnkontodatei gespeichert werden. Der zweite Teil enthält dieselben Werte, jedoch eingeschränkt auf jene mit Kostenrechnungsinformationen. Anstelle einer Lohnartennummer dienen hier zur Identifikation Kostenstelle und Kostenart. Das Abrechnungssystem führt also neben dem Lohnkonto ein von der Lohnabrechnung unabhängiges "Kostenkonto" je Arbeitnehmer, womit auch komplexe Bewertungen zur Ermittlung kalkulatorischer Kosten in beliebigem Umfang möglich werden.

Spezielle Systemfunktionen

Um den hohen Anforderungen entsprechen zu können, wurden in MIBS etliche spezielle Einrichtungen implementiert, die in Lohnabrechnungssystemen allgemein nicht üblich sind und erst eine effiziente Abwicklung der vielfältigen Aufgaben erlauben:
  • In der Bruttoabrechnung können nach individuellen Erfordernissen beliebige Berechnungen sowohl zur Ermittlung der Lohnbestandteile wie auch für die Kostenrechnung oder sonstige Informationszwecke ausgeführt werden.
  • Das System speichert sämtliche Änderungen der Stammdaten, die für die Abrechnung relevant sind, und kann daher jederzeit auch für frühere Perioden Auswertungen mit den damals gültigen Werten erstellen. Auch in der Nettoabrechnung sind sämtliche gesetzlichen Regelungen seit 1978 enthalten.
  • Die Abrechnung ist in jede Lohndatenauswertung integriert, weshalb alle Auswertungen sofort erhältlich und auch für künftige Perioden möglich sind, ohne dass dazu ein eigenes Abrechnungsprogramm auszuführen ist.
  • Die umfassende Systemintegration ermöglicht trotz der hohen Komplexität einen hohen Bedienungskomfort und erlaubt dem Anwender, die gesamte Datenverwaltung mit einem einzigen Programm und für beliebige künftige Perioden abzuwickeln.
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