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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Bewertungsfunktionen

Eine der zentralen Aufgaben des Lohnabrechnungssystems besteht darin, zu den einzelnen Lohndatensätzen den entsprechenden Wert zu finden. Üblicherweise sehen Lohnabrechnungssysteme dafür zwei Möglichkeiten vor: Entweder liegt von vornherein ein Betrag vor, zum Beispiel Gehalt, oder es wird eine Menge (Stunden) angegeben, die mit einem fixen (Stunden-) Satz multipliziert wird, woraus sich der entsprechende Betrag ergibt.

In der Praxis sind bei der Datenerfassung jedoch in vielen Fällen die Bewertungskriterien im Detail noch gar nicht bekannt oder derart umständlich zu ermitteln, dass dies dem Lohnverrechnungspersonal nicht zugemutet werden kann. Deshalb stellt eine Beschränkung auf die beiden obigen Möglichkeiten eine überaus lästige Behinderung bei der Arbeit mit dem Lohnsystem dar. Oft ist ein Großteil der Lohndaten von anderen Lohndaten abhängig und kann daher erst im Zuge der Abrechnung sinnvoll bewertet werden. Daneben werden für die Kostenrechnung und verschiedene andere Aufgaben Daten benötigt, die weit über die eigentliche Lohnabrechnung hinausgehen.

Das Abrechnungssystem von MIBS bietet gerade in diesem Bereich mit zahlreichen verschiedenen Bewertungsfunktionen eine derartige Flexibilität , dass praktisch alle im Bereich der Bruttoabrechnung für beliebige Branchen und Einsatzgebiete anfallenden Probleme gelöst werden, ohne dass dafür spezielle Verarbeitungen nötig sind.

Dazu kommt gerade in der Lohnverrechnung ein ständiger Wandel durch gesetzliche oder kollektivvertragliche Änderungen , aber auch durch organisatorische Maßnahmen innerhalb des Unternehmens, die eine jederzeitige Anpassung des Lohnsystems erfordern, ohne dass dazu jedes Mal eine Adaptierung der Programme nötig ist.

Die Funktion keiner einzigen Lohnart in der gesamten Bruttoabrechnung ist fix programmiert, jede Bewertung erfolgt vielmehr völlig parametergesteuert und kann jederzeit vom Anwender selbst an geänderte Voraussetzungen angepasst werden.

Wie umfassend diese Bewertungsfunktionen konzipiert sind, zeigt die Tatsache, dass dieser Bereich des Abrechnungssystems seit dem Jahr 1988 unverändert eingesetzt wird, weil kein einziger Fall aufgetreten ist, bei dem sich eine Aufgabe mit den bereits vorhandenen Einrichtungen nicht bewältigen hätte lassen. Aus dem Umstand, dass mit diesem System über viele Jahre hinweg Hunderttausende Abrechnungen fehlerfrei durchgeführt wurden, folgt auch die bestechende Zuverlässigkeit des Personalsystems.

Definition der Bewertungsfunktionen

Liegt in einem Lohndatensatz bereits ein Betrag vor, so steht der Wert bereits fest, während er in allen übrigen Fällen aus den Angaben im Lohndatensatz sowie aus den in Lohnartenstamm gespeicherten Informationen erst ermittelt werden muss. Abgesehen von der simplen Variante, dass eine Menge mit einem Satz multipliziert wird, der entweder direkt angegeben wurde oder als Stundensatz im Personalstamm gespeichert ist, beherrscht das Bruttosystem eine große Zahl von Bewertungsfunktionen, um alle Anforderungen optimal bewältigen zu können.

Das Ziel der Bruttoabrechnung besteht darin, für alle jene Lohnarten, deren Wert im voraus nicht bekannt ist, die aber von anderen im System vorhandenen Werten abhängen, eine entsprechende Bewertungsmethode festzulegen. Die Bewertungsfunktionen sind so konzipiert, dass dies durch Eingabe entsprechender Kennzeichen im Lohnartenstamm erfolgen kann, ohne dass für jede neue Lohnart eine Programmänderung notwendig wäre. Die Abrechnung kann damit auf einfache Weise an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden, auch wenn sich diese von Zeit zu Zeit ändern.

Sämtliche Bewertungsfunktionen können natürlich auch für die Bewertung von Sachbezügen oder Abzügen verwendet werden.

Lohndatensätze

Ein Lohndatensatz ist eine Datenzeile in der Abrechnung für einen bestimmten Dienstnehmer und eine Abrechnungsperiode, die eine Lohnartennummer, eventuell eine Kostenstellennummer und entweder einen Betrag oder eine Anzahl (Stunden, Kilometer etc.) zusammen mit einer Bewertungsfunktion enthält. Dieser Datensatz wird bewertet und das Ergebnis dieser Bewertung für die Abrechnung verwendet. Zu einer bestimmten Lohnart (etwa einer Zulage) können innerhalb einer Abrechnung beliebig viele Lohndatenzeilen auftreten.

Für das Verständnis der Bewertungsfunktionen ist es nicht unwesentlich, die Möglichkeiten für das Entstehen von Lohndatensätzen zu kennen. Die händisch eingegebenen oder aus anderen Teilsystemen stammenden Lohndatensätze machen in vielen Anwendungen nur einen relativ kleinen Teil der tatsächlich abgerechneten Lohndaten aus. Der Rest besteht aus vom System während der Abrechnung automatisch generierten Lohndaten, die sowohl Bezüge wie auch Abzüge sein können.

Bei den automatisch generierten Lohnarten werden zwei Typen unterschieden: Der eine Typ folgt der Abrechnung einer oder mehrerer anderer Lohnarten, tritt also nur dann auf, wenn mindestens eine dieser anderen Lohnarten tatsächlich in der Abrechnung verwendet wird, und übernimmt dabei von diesen Lohnarten gewisse Informationen. Ein Beispiel für eine solche Anwendung sind Überstunden mit unterschiedlichen Zuschlagssätzen (50 %, 100 % und eventuell noch weitere). Für jeden Zuschlag wird eine eigene Lohnart benötigt, während der zugehörige Grundlohn für alle Überstunden derselbe ist. Treten solche Zuschlagslohnarten auf, geben sie die bei ihnen abgerechnete Zahl von Stunden an die Lohnart Grundlohn weiter, unter welcher der Grundlohn für so viele Stunden, wie insgesamt bei den Zuschlägen aufgetreten sind, abgerechnet werden. Dieses Schema ist für zahllose unterschiedliche Anwendungen sehr nützlich und eine von mehreren Formen der bedingten Abrechnung von Lohndaten im MIBS-System.

Der zweite Typ der automatisch generierten Lohnarten ist jener, der automatisch für alle Dienstnehmer oder gewisse Mitarbeitergruppen abgerechnet wird, ohne dass dazu irgendwo direkt oder indirekt Lohndatensätze anzugeben sind. Derartige Lohnarten müssen mit den Angaben im Lohnartenstamm auskommen, weil ihnen andere Informationen mangels einer entsprechenden Dateneingabe nicht zur Verfügung stehen.

Beide Formen der automatischen Abrechnung von Lohndaten haben den Sinn, die Datenerfassung auf das unbedingt notwendige Minimum zu reduzieren und die Abrechnung so weit wie möglich zu automatisieren. Damit wird es möglich, dass verschiedene Zulagen, Sonderzahlungen, Kostenrechnungsbewertungen, gewisse Abzüge und viele andere in der Abrechnung benötigte Werte ohne jedes Zutun des Bedienungspersonals in der benötigten Form automatisch ermittelt werden.

Soll diese automatische Ermittlung von Lohndaten in jedem Einzelfall die gewünschten Ergebnisse zeigen, benötigt man äußerst komplexe Funktionen - eben die hier behandelten Bewertungsfunktionen - in der Bruttoabrechnung, um auch bei aufwendigen Berechnungsvorschriften in jedem Fall die richtigen Ergebnisse zu finden und zusätzlich für alle denkbaren Anwendungsbereiche eine Anpassung an individuelle Erfordernisse zu erlauben. In diesem Sinn ist auch zu betonen, dass alle nachstehend angeführten Beispiele nicht durch irgendwelche fix im Abrechnungsprogramm enthaltenen Funktionen realisiert werden, sondern nach den jeweiligen Anforderungen frei festgelegt und bei Bedarf auch in ganz anderer Form gestaltet werden können.

Arten von Bewertungsfunktionen

Die Operationen zur Bewertung der Lohndatensätze greifen auf verschiedene Datenquellen zu und verwenden je nach Aufgabenstellung unterschiedliche Methoden.

Die einfachste Form der Bewertung ist die Angabe eines fixen Satzes aus dem Personalstamm. Dort können pro Dienstnehmer bis zu 14 unterschiedliche Sätze eingetragen werden, die als Stunden-, Kilometergeld- oder sonstige Sätze verwendet werden. Im Lohnartenstamm ist bei der jeweiligen Lohnart angegeben, welcher dieser Sätze mit der in einem Lohndatensatz zu dieser Lohnart erfassten Anzahl zu multiplizieren ist.

Für generell gültige Sätze, die weder von der Person noch von der Lohnart abhängen, können bis zu 84 Werte im System gespeichert sein. Der Sinn dieser sogenannten Tarife besteht darin, einen konkreten Wert nur einmal festlegen und später ändern zu müssen, wenn er in verschiedenen Lohnarten verwendet wird. Das ist nicht nur dann der Fall, wenn eine bestimmte Lohnart mehrfach im System vorliegt (etwa "Kilometergeld Arbeiter" und "Kilometergeld Angestellte" mit gleichen Sätzen), sondern wird auch dann benötigt, wenn sich mehrere Zulagen immer vom selben Basiswert mit jeweils anderen Prozentwerten ableiten. Mit Erhöhung eines Tarifs können alle davon abgeleiteten Zulagen automatisch angepasst werden.

Derartige Sätze können auch fix im Lohnartenstamm gespeichert sein und gelten dann für alle Dienstnehmer in gleicher Weise, etwa Taggelder oder Kilometergelder.

In vielen Fällen werden kostenstellenabhängige Sätze benötigt, zum Beispiel für Gift- oder Lärmzulagen. Hier können die benötigten Sätze weder in Abhängigkeit von der Lohnart noch beim Dienstnehmer festgelegt werden, sondern werden durch die Kostenstelle bestimmt, an der eine Arbeit geleistet wurde. Da für dieselbe Tätigkeit auch mehrere Lohndatenzeilen mit unterschiedlichen Kostenstellennummern vorliegen können, wird sich für diese Datenzeilen jeweils ein anderer Abrechnungssatz ergeben. Pro Kostenstelle können vier verschiedene Sätze verwendet werden.

Neben den kostenstellenabhängigen Sätzen verwendet das System auch solche, die zusätzlich zur Kostenstelle auch von der Lohnart, der Kostenart oder der Personalnummer abhängen. Es sind also die Kombinationen

  • Kostenstelle/Lohnart
  • Kostenstelle/Kostenart
  • Kostenstelle/Personalnummer

möglich, wobei jeweils drei unterschiedliche Sätze angegeben werden können.

Mit diesen Funktionen kann der Dienstnehmer Meier auf einer Kostenstelle eine andere (Gift-) Zulage erhalten als der Mitarbeiter Huber.

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