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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Sonderformen der Bewertung

Um die Ermittlung der Bruttodaten möglichst flexibel zu gestalten, bietet das Abrechnungssystem über eine Vielzahl von leistungsfähigen Hilfsmitteln zur Berechnung der benötigten Werte.

Tabellenfunktionen
Bei Bewertungsfunktionen, die sich auf Tabellen stützen, liegt eine für eine größere Gruppe von Dienstnehmern oder für das gesamte Unternehmen gültige Liste von Werten vor, wobei die Funktion aus den aktuellen Informationen zur Lohnart und zum Dienstnehmer ermittelt, welcher Wert aus der Liste für die laufende Abrechnung heranzuziehen ist.

Eine einfache Anwendung sind die Monatswerte, bei denen Tabellen mit zwölf Eintragungen (je eine pro Monat) verwendet werden, um Informationen festzuhalten, die von der Abrechnungsperiode abhängen. Das können zum Beispiel die Fenstertage sein, die im Unternehmen eingearbeitet werden und sich irgendwie auf die Abrechnung auswirken. Hier könnten die Werte dieser Tabelle im Mai 2, im August 1 und in den übrigen Monaten 0 enthalten.

Eine weitere Form von Tabellen stellt das Bezugsschema dar. Ein Bezugsschema entspricht den Gehaltstafeln der Kollektivverträge und setzt sich aus Tabellen zusammen, deren Eintragungen jeweils zwei Werte enthalten: Der eine Wert gibt die Dienstzeit an, ab welcher der zweite Wert (ein Betrag) zu verwenden ist. Der Personalstamm gibt an, welche dieser Tabellen für den betreffenden Dienstnehmer zu verwenden ist (Einstufung), während das System bei der Abrechnung dessen Dienstzeit und daraus die zugehörige Eintragung in der Bezugstabelle ermittelt. Die Dienstzeit ergibt sich aus der Differenz zwischen Eintrittsdatum und aktueller Abrechnungsperiode, wobei zusätzlich im Personalstamm die anzurechnenden Vordienstzeiten eingetragen werden können.

Jede dieser Tabellen erhält eine Bezeichnung, welche die Einstufung beschreibt, und bis zu 24 Gehaltsstufen, wobei zu jeder Stufe neben einer eigenen Stufenbezeichnung angegeben wird, wie lange (in Monaten) diese Stufe zu verwenden ist und welcher Betrag ihr zugeordnet wird. Eine Möglichkeit zur Erweiterung der Anzahl von Stufen (im Bezugsschema für den öffentlichen Dienst sind 15 und mehr Stufen möglich) wird etwas weiter unten behandelt. Es können bis zu 250 solcher Tabellen im System angelegt werden, wobei die Tabellen nicht nur für Schemabezüge, sondern grundsätzlich für alle Werte, die von der Dienstzeit abhängen, verwendet werden können.

Automatische Beförderungen
Ähnlich wie das Bezugsschema kann die Karriere eines Dienstnehmers vordefiniert werden.

Hier wird - ebenfalls in Abhängigkeit von der aktuellen Dienstzeit - nicht nur die Einstufung innerhalb eines Bezugsschemas bestimmt, es sind auch alle Vorrückungen in höhere Einstufungen vordefiniert. Die geplante Karriere kann jederzeit durch Zuordnung eines anderen Karriereplanes oder über die Vordienstzeiten verändert werden. Zum Beispiel können die Angaben für die ersten drei Lehrjahre und dann die Beschäftigung als Angestellter nach der KV-Tabelle festgelegt werden. Nach fünfzehn Dienstjahren erfolgt eine Vorrückung in eine höhere KV-Gruppe.

Zur Kontrolle können jederzeit Listen über die derzeitige Einstufung nach Karriere und KV-Tabelle sowie über die in einem bestimmten Zeitraum fälligen Vorrückungen ausgedruckt werden.

Lohndatenabhängige Bewertung
Oft ergibt sich der Wert einer Lohnart aus den Werten anderer Lohnarten, die erst im Zuge der Abrechnung ermittelt werden und daher im voraus gar nicht bekannt sein können. Ein einfache Beispiel dafür wäre ein Satz, der sich aus dem Durchschnitt der letzten drei Monate einschließlich der laufenden Abrechnung ergibt. Diesen Wert kann man ohne händische Abrechnung kaum schon bei der Datenerfassung wissen.

Diese Bewertungsfunktionen beziehen sich also auf Lohndaten, die sich wenigstens teilweise erst während der Abrechnung ergeben. Mit solchen Funktionen kann man die Werte anderer Lohnarten, nämlich Betrag, Anzahl oder Satz, aus der laufenden Abrechnung ansprechen und zum Beispiel für die laufende Lohndatenzeile festlegen, dass hier derselbe Stundensatz wie bei Lohnart XY verwendet werden soll. Weitere Anwendungsmöglichkeiten für diese Art von Bewertungsfunktionen werden weiter unten noch behandelt.

Da das Lohnsystem bei jeder Abrechnung Zugriff auf die Daten der letzten zwölf Monate vor der laufenden Abrechnungsperiode - auch über Jahresgrenzen hinweg - hat, können jederzeit Summen und Durchschnitte aus den Werten der letzten 13 Monate einschließlich der laufenden Periode gebildet werden. Bei Durchschnitten kann man die Summe der Beträge dividiert durch die Summe der Stunden ermitteln lassen, aber auch den monatlichen Durchschnitt, der sich aus der Summe der Beträge dividiert durch die Anzahl der Abrechnungsperioden ergibt. In diesem zweiten Fall kann man wahlweise die Anzahl der Perioden oder aber nur die Anzahl jener Perioden heranziehen, in denen ein Wert vorliegt: Wenn beispielsweise im Jänner und Juni jeweils 300 Euro unter einer Lohnart abgerechnet wurden, ist der monatliche Durchschnitt für die letzten sechs Monate im Juli 100 Euro, dagegen aber 300 Euro, wenn nur jene Perioden gezählt werden, in denen ein Wert auftritt.

Berechnung über Formeln

Zur Berechnung von Werten können auch beliebige Formeln angegeben werden, bei denen die meisten der bei der Abrechnung verfügbaren Stammdatenwerte und Lohndaten als Variablen verwendet werden können. Zusätzlich sind bedingte Anweisungen und Rundungsangaben möglich. Eine solche Formel könnte beispielsweise

(B100 * E120) < B110 ? (B130 + B135) * 0.12 : 250

lauten. Diese Anweisung bedeutet: Wenn das Produkt aus dem Betrag der Lohnart 100 und den Einheiten der Lohnart 120 kleiner als der Betrag der Lohnart 110 ist, werden 12 % der Summe aus den Beträgen der Lohnarten 130 und 135 und andernfalls der Betrag 250 (etwa als Zulagensatz) verwendet. Aus Platzgründen können hier nicht alle Details des Formelprozessors erläutert werden.

Formeln können zur Berechnung von Werten im System gespeichert, aber auch in etlichen Auswertungen zur Modifikation der vom System berechneten Ergebnisse verwendet werden. Damit lässt sich beispielsweise eine Liste der Lohnkosten anfertigen, in welcher neben den derzeitigen Werten die um 3 % erhöhten Beträge ausgewiesen werden, um die durch eine Lohnerhöhung zu erwartenden Mehrkosten zu berechnen.

Formeln können auch überall dort verwendet werden, wo Beträge einzugeben sind. Hier ersetzen sie einen Taschenrechner.

Spezielle Bewertungsfunktionen
Da für gewisse Anwendungen nicht immer nur Beträge zur Bewertung einer Lohndatenzeile benötigt werden, dienen etliche Funktionen zur Bearbeitung von Stammdateninformationen. So stehen sämtliche codierten Informationen aus dem Personalstamm (also keine Texte) für die Verwendung in Bewertungsfunktionen zur Verfügung. Es könnte damit etwa eine Geburtstagsprämie für jeden Dienstnehmer in der Abrechnungsperiode ausbezahlt werden, in welche sein Geburtstag fällt. Wie im nächsten Abschnitt beschrieben wird, kann diese Auszahlung auf beliebige "runde" Geburtstage (durch 5, 10, 25 oder einen sonstigen Wert teilbar) eingeschränkt und auch mit der Bedingung verknüpft werden, dass der Dienstnehmer verheiratet sein und Kinder haben muss. Alle diese Informationen sind nicht Beträge, sondern Stammdatenwerte, welche mit den entsprechenden Bewertungsfunktionen die Abrechnung beeinflussen können.

Weitere spezielle Bewertungsfunktionen sind die Ermittlung der Anspruchsmonate für die Abfertigung, die Berechnung des Urlaubsgeldanspruchs im Baugewerbe und des Dienstgeberzuschlags für die Bauarbeiterurlaubskasse (was man für die Kostenrechnung braucht), die Tronc-Berechnung für das Gastgewerbe, die Anzahl der Arbeitswochen im laufenden Monat, der Beginn des Arbeitsjahres (was einen neuen Urlaubsanspruch bewirken kann), die Akkordaufzahlung auf den Mindestlohn und die Ermittlung der Nebengebührenwerte für Beamte.

Ebenfalls zu den speziellen Bewertungsfunktionen gehört das Herausrechnen der Umsatzsteuer für die Kostenrechnung aus Abzügen, die Erlöse darstellen wie bei Mieten für Betriebswohnungen sowie bei Bezügen, von denen das Unternehmen die Vorsteuer geltend machen kann, etwa bei Reisespesen.

Weitere Spezialfunktionen sind in den Zusatzsystemen der Personalevidenz enthalten: Hier werden zum Beispiel in der Anspruchsverwaltung Krankengeldansprüche oder in der Darlehensverwaltung einerseits Kreditzinsen und andererseits die pfändbaren Lohnbestandteile sowie in beiden Fällen eventuell ein Spesenersatz berechnet. Bei Dienstgeberdarlehen werden zusätzlich die Zinsenersparnisse für die Lohnsteuerabrechnung festgestellt.

In manchen Anwendungen benötigt man schon während der Bruttoabrechnung gewisse Ergebnisse aus der Nettoabrechnung, etwa wenn für die Kostenrechnung eine Versicherung mit einem Prozentsatz von der SV-Höchstbeitragsgrundlage ermittelt werden soll. Diese Werte - Bemessungen, Dienstnehmer- und Dienstgeberabgaben sowie alle übrigen Ergebnisse der Nettoabrechnung - sind ebenfalls mit Lohnartennummern gekennzeichnet und können in Bewertungsfunktionen über diese Nummer angesprochen werden. Sobald eine solche Lohnart in einer Funktion aufscheint, führt das System automatisch die dafür notwendigen Teilfunktionen der Nettoabrechnung aus, um den auf den derzeit vorliegenden Lohndaten basierenden Wert der angesprochenen Lohnart bereitstellen zu können.

Übersteuerung von Bewertungsfunktionen
Sofern Lohndatensätze direkt erfasst werden, kann man die Bewertungsfunktion bei Bedarf gleich mit der Eingabe übersteuern, also durch einen anderen Wert ersetzen. Da dies für jede Lohndatenzeile gesondert möglich ist, können solche Übersteuerungen auch innerhalb derselben Lohnart für jede Lohndatenzeile unterschiedlich vorgenommen werden.

Auch die automatisch ermittelten Lohnarten können jederzeit übersteuert werden, indem man händisch den in der laufenden Abrechnung benötigten Wert eingibt. Automatiken sind nur so lange gültig, solange der Anwender keine anderslautenden Werte in das System eingibt.

Anpassung an geänderte Verhältnisse
Alle Bewertungsfunktionen werden durch entsprechende Eintragungen im Personal- sowie Lohnartenstamm gesteuert und können jederzeit ohne Programmänderung modifiziert werden. Änderungen, die sich auf die Abrechnung selbst nicht auswirken, also keine Veränderung der Bezüge und gesetzlichen Abzüge ergeben, können sogar rückwirkend vorgenommen werden. Derartige Maßnahmen sind etwa bei einer Umstellung der Kostenrechnung oder zur nachträglichen Einführung von zusätzlichen Informationswerten nicht selten.
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