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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Bewertung des Wertes

Hat das Abrechnungssystem mit Hilfe der Bewertungsfunktionen einen Wert für die laufende Lohndatenzeile gefunden, so ist die Abrechnung dieser Datenzeile noch längst nicht abgeschlossen, es werden vielmehr in Abhängigkeit von der Lohnart noch etliche weitere Funktionen auf diesen Zwischenwert angewendet:
Verwendungsprozentsatz
Eine dieser Funktionen ist der Verwendungsprozentsatz , der angibt, wie viel Prozent des zuvor ermittelten Wertes tatsächlich verwendet werden sollen. Das braucht man nicht nur für fünfzigprozentige Überstundenzuschläge, sondern auch bei allen Zulagen, die in Prozent irgendeines Basisbetrages ermittelt werden. Um entsprechende Bewertungen zu ermöglichen, kann der Verwendungsprozentsatz wahlweise auf den Betrag oder den (Stunden-) Satz der Lohndatenzeile angewendet werden.
Aliquotierung
Eine zweite Funktion ist die Aliquotierung, die indirekt einem Verwendungsprozentsatz entspricht. Sie kann derzeit wahlweise nach Kalendertagen und nach SV-Tagen erfolgen und wirkt sich naturgemäß nur bei Ein- und Austritten im laufenden Abrechnungsmonat bzw. Abrechnungsjahr aus.

Als weitere Aliquotierungsfunktion kann die Verwendung des im Personalstamm gespeicherten Prozentsatzes für Teilzeitarbeit festgelegt werden. Für solche Dienstnehmer werden alle Bezüge mit den für Vollbeschäftigte gültigen Standardwerten eingegeben und vom System automatisch entsprechend dem tatsächlichen Ausmaß der Beschäftigung umgerechnet, was den Mitarbeitern im Lohnbüro sehr viel Rechenarbeit erspart. Zur weiteren Vereinfachung kann zusätzlich gesondert für jede Lohnart festgelegt werden, ob die Teilzeitaliquotierung nur auf automatisch abgerechnete Lohndaten oder auch auf die händisch eingegebenen angewendet werden soll.

Periodenabhängige Verwendung
Eine spezielle Verwendungsfunktion ist für alle automatisch abgerechneten Lohndaten wichtig, nämlich die Prüfung, bei welchen Personengruppen und in welchen Monaten diese Lohndaten benötigt werden. Eine automatisch abgerechnete Weihnachtsremuneration hat wenig Sinn, wenn sie in jedem Monat ausbezahlt wird. Zur Auswahl bestimmter Personengruppen sind sieben Kennzeichen verfügbar, nämlich je eines für Arbeiter, Angestellte, Beamte und Lehrlinge, während die restlichen drei vom Anwender frei mit entsprechenden Eintragungen im Personalstamm definiert werden können, etwa alle Akkordarbeiter. Diese Kennzeichen können bei einer Lohnart beliebig miteinander kombiniert werden. Damit kann für eine Lohnart zum Beispiel festgelegt werden, dass sie bei allen Angestellten außer den Lehrlingen und allen Beamten verwendet werden soll. Eine Alternative für den Fall, dass eine Lohnart für fast alle Dienstnehmer abgerechnet werden soll, besteht darin, die Lohnart für alle abrechnen zu lassen und sie bei den wenigen, die sie nicht benötigen, in den fixen Bezügen mit Null zu übersteuern.

Analog werden die Monate, in welchen die Lohnart benötigt wird, in beliebiger Kombination angegeben, zum Beispiel eine Sonderzahlung (jeweils 50 %) in den Monaten März, Juni, September und November.

Rundung
Schließlich erfolgt noch die Rundung des Ergebnisses. Hier kann wahlweise auf-, ab- oder mathematisch gerundet werden, und zwar auf 1 oder 5 mit beliebig vielen Nullen dahinter (also 0.01, 0.05, 0.10, 0.50, 1.00, 5.00 und analog alle zehnfachen Werte davon). Auch die Rundung kann wahlweise auf den Betrag oder den Satz angewendet werden. Es ist nämlich bei 7 Stunden einer Zulage, die 3.5 % von 12675 S ausmacht, ein Unterschied, ob man 7 x 0.035 x 12675 = 3105.375 rechnet und diesen Betrag mathematisch auf 0.10 rundet (3105.40) oder ob man zuerst den Satz mit 0.035 x 12675 = 443.625 berechnet, auf 443.60 rundet und danach mit 7 Stunden multipliziert, was 3105.20 ergibt.
Die Abrechnung nach der Abrechnung
Mit der Bruttoabrechnung und der Nettoabrechnung ist die Abrechnung für einen Dienstnehmer aus der Sicht des Systems eigentlich abgeschlossen. Es können jedoch für die Kostenrechnung oder zu Informationszwecken noch spezielle Lohndaten benötigt werden, die erst nach Beendigung der Nettoabrechnung verfügbar sind. Ein Beispiel dafür wäre der ausbezahlte Betrag ohne Familienbeihilfe. Ein solcher Wert wird standardmäßig vom System nicht berechnet, kann aber durch die nach der Nettoabrechnung noch verfügbaren Funktionen einfach ermittelt werden. Natürlich können derartige Lohndaten weder Bezüge noch Abzüge sein, sie gehen auch in keiner Weise in die eigentliche Lohnabrechnung ein.

Zur Ermittlung derartiger Werte nach Abschluss der Abrechnung stehen eigene Berechnungsroutinen zur Verfügung, bei denen pro Lohnart bis zu vier fixe Werte oder Bewertungsfunktionen mathematisch miteinander verknüpft werden können. Auch auf diese Lohndaten können alle Kostenrechnungsfunktionen - diese werden weiter unten behandelt - angewendet werden. Man kann also zum Beispiel die Dienstgeberbeiträge durch die Summe der Anwesenheitsstunden dividieren, diesen Wert durch den Stundensatz des Dienstnehmers dividieren und den sich dabei ergebenden Faktor als Zuschlag in der Kostenrechnung verwenden.

Mit diesen Einrichtungen kann auch eine Betriebsratsumlage, die einen bestimmten Prozentsatz des sozialversicherungspflichtigen Bezugs ausmacht, oder ein Versicherungswert, für den der kommunalsteuerpflichtige Bruttobezug als Berechnungsgrundlage dient, ermittelt werden.

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