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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalabrechnung
Lohndatenauswertungen

Das System liefert alle für die Personalverwaltung benötigten Auswertungen, und zwar für beliebige Zeiträume, wobei alle Listen wahlweise über den Bildschirm betrachtet oder über einen Drucker ausgegeben werden können: Jede Auswertung kann bei Bedarf auf beliebige Personenkreise eingegrenzt und nach verschiedenen Kriterien sortiert ausgedruckt werden. Selbstverständlich kann jede Auswertung unabhängig von der aktuellen Abrechnungsperiode jederzeit neuerlich erstellt werden.

Zur einfachen Auswahl bestimmter Personengruppen stehen neben einigen frei definierbaren folgende Kennzeichen zur Verfügung: Arbeiter, Angestellte, Beamte, Lehrlinge, Nicht-Lehrlinge, Jugendliche (Minderjährige), Nicht-Jugendliche, Eintritt im laufenden Monat, Eintritt im laufenden Jahr, Austritt im laufenden Monat, Austritt im laufenden Jahr, bereits ausgeschieden, nicht ausgeschieden.

Daneben können 32 Personalstammfelder (zum Beispiel Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Wohnort, Beruf) als Selektionskriterien verwendet werden. Bei jeder Verarbeitung können beliebig viele davon gleichzeitig verwendet werden, zum Beispiel "alle ledigen Frauen mit österreichischer Staatsbürgerschaft, die im Mai Geburtstag haben und seit mindestens zwei Jahren als Köchin oder Kellnerin im Unternehmen beschäftigt, aber keine Lehrlinge sind".

Sofern die Sortierung nicht schon feststeht (zum Beispiel alphabetisch nach Namen bei SV-Jahresbeitragsgrundlagennachweisen) können alle Auswertungen zumindest nach Personalnummern, alphabetisch, nach Firmen, nach Stammkostenstellen oder beliebigen Kombinationen davon sortiert werden.

Monatliche Auswertungen

Für einzelne Abrechnungsperioden werden folgende Auswertungen erstellt:

  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Münz- und Überweisungslisten
  • Druck der Überweisungsträger oder Datenträgeraustausch mit Banken
  • Beitragsnachweisung für GKK und BVA
  • Lohnsteuerabrechnung
  • Kommunalsteuerabrechnung
  • Lohndatenlisten
  • Listen für Vorschüsse, Gewerkschaftsbeiträge, Betriebsratsumlage etc.
  • Buchungsbeleg für FIBU, Kostenrechnung bzw. Gemeinde-Haushalt

Für individuelle Auswertungen können Lohnlisten auch in weitgehend frei wählbarer Zusammenstellung ausgedruckt werden. Damit können Listen mit den Werten zu einer oder mehreren Lohnarten - zum Beispiel für Gewerkschaftsbeiträge - mit sämtlichen im System vorhandenen Lohnarten erstellt werden.

Wie alle anderen können auch die monatlichen Auswertungen jederzeit, beliebig oft, für beliebige Perioden und für einzelne Mitarbeiter, Gruppen von Dienstnehmern (mit den oben erwähnten Selektionskriterien) oder alle Beschäftigten ausgefertigt werden.

Lohn-/Gehaltsblatt

Das Lohn-/Gehaltsabrechnungsblatt für den Dienstnehmer ist ein wichtiges Instrument für die Kommunikation zwischen Personalbüro und Mitarbeiter. Aus diesem Grund sind gerade hier etliche Feinheiten vorgesehen.

Grundsätzlich müssen dem Dienstnehmer alle Faktoren, die auf die Abrechnung einen Einfluss haben, übersichtlich und nachvollziehbar mitgeteilt werden. Aus diesem Grund werden im Abrechnungsblatt sämtliche Codes sowie alle Lohnarten und Bemessungen im Klartext ausgedruckt.

Die eigentliche Abrechnung besteht aus einer Liste aller Bezüge, die mit der Summe der Bruttobezüge abgeschlossen wird. Daran schließt eine Liste der gesetzlichen Abzüge an, wobei alle Abgaben (für Sonderzahlungen, Zulagen usw.) detailliert angeführt werden. Nach einer Zwischensumme "Nettobezug" folgen Familienbeihilfe, Abzüge und Sachbezüge sowie der ausbezahlte Betrag, der sich als Summe der gesamten Aufstellung ergibt.

Sachbezüge werden in dieser Aufstellung als Bruttobezüge angeführt und speziell gekennzeichnet. Bei der Ermittlung des ausbezahlten Betrages wird ihr Wert vom Nettobezug subtrahiert, die Summe der Sachbezüge erscheint daher als Abzug ein zweites Mal in dieser Abrechnung.

In einer eigenen Spalte werden alle für den Dienstnehmer relevanten Bemessungen und Freibeträge angeführt. Hier können sich auch Informationen über offene Zeitausgleichsstunden und sonstige Bestände finden. Gesondert ausgewiesen werden der offene Urlaubsbestand, der Beginn des Arbeitsjahres und der dann fällige zusätzliche Urlaubsanspruch.

Das Abrechnungsblatt wird auch dazu benutzt, den Dienstnehmer über verschiedene Termine und Ereignisse zu informieren, die in die laufende Lohnperiode fallen, wie zum Beispiel Ablauf der Arbeitsgenehmigung. Diese Hinweise werden teilweise vom System automatisch generiert, teilweise erfolgen sie aufgrund einer entsprechenden Terminvormerkung im Personalstamm.

Auf Wunsch können dem Dienstnehmer über das Abrechnungsblatt auch die Lohnkosten mitgeteilt werden, die das Unternehmen in der Abrechnungsperioden für ihn tragen musste.

Sofern die Funktion nicht unterdrückt wird, druckt das System Dienstnehmern, die in der laufenden Periode Geburtstag haben, Glückwünsche des Personalbüros in die Abrechnung und beachtet dabei, ob es sich um eine Vorauszahlung oder um eine Abrechnung zum Monatsende handelt (entsprechend wird der Geburtstag im laufenden bzw. im vorangehenden Abrechnungsmonat berücksichtigt). Zahlreiche Hinweise zeigen, dass sich viele Dienstnehmer sehr darüber freuen, ohne dass das für das Personalbüro mit irgendeinem Aufwand verbunden wäre. Dieselbe Funktion ist auch für alle Angehörigen des Dienstnehmers verfügbar. Es erscheint dann eine Meldung "Ihr Lohnbüro wünscht Ihrer Tochter Katharina alles Gute zum Geburtstag!" auf dem Abrechnungsblatt.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung kann wahlweise auf gewöhnlichem Endlospapier im Format A4 quer oder aber mit dem Formular "Verdeckte Lohnabrechnung" ausgedruckt werden.

Wie jede Auswertung können die Abrechnungsblätter für beliebige Personengruppen und beliebig oft ausgedruckt werden. Wahlweise erfolgt die Ausgabe sortiert nach Personalnummern, nach Namen, nach Firmen oder nach Kostenstellen bzw. Kombinationen davon (zum Beispiel sortiert nach Kostenstellen und innerhalb jeder Kostenstelle alphabetisch geordnet).

Summenlisten

Zu Informations- oder Kontrollzwecken können die vorhandenen Lohndaten in Summenlisten nach beliebigen Kriterien analysiert und ausgewertet werden, wobei jedes in den Datensätzen vorhandene Feld - Personalnummer, Lohnart, Kostenstelle usw. - als Selektionskriterium und auch als Sortierschlüssel verwendet werden kann.

Diese Listen können vom Anwender frei definiert werden und erfordern keine Programmänderung. Für die Selektion können beliebig viele Datenfelder gleichzeitig verwendet werden, wobei für jedes Feld bis zu acht Von-bis-Angaben möglich sind. Von den verfügbaren Sortierschlüsseln können bis zu 14 gleichzeitig in beliebiger Reihenfolge angegeben werden. Diese Selektions- und Sortierkriterien können bei jedem Programmlauf nach Bedarf neu festgelegt werden.

Diese Liste enthält nicht die einzelnen Lohndatensätze sortiert nach den angegebenen Schlüsseln, das System bildet vielmehr die Summen für alle auftretenden Schlüssel und gibt nur diese Summen in der Liste aus. Diese Auswertung liefert also jeden gewünschten Wert in beliebiger Gliederung für beliebige Selektionskriterien und über eine beliebige Anzahl von Perioden, zum Beispiel eine Übersicht über die Überstunden von LKW-Fahrern in den letzten fünf Jahren gegliedert nach Kostenstellen und innerhalb der Kostenstellen aufgeschlüsselt nach Monaten.

Eine wichtige Anwendung dieser Auswertung bilden die Summen je Lohnart, welche die Summen über alle im System abgerechneten Lohnarten für die gewählte Personengruppe enthält. Mit den oben beschriebenen Möglichkeiten kann diese Liste auch über mehrere Perioden und Jahre hinweg erstellt und gegliedert nach Monaten und Jahren ausgegeben werden. Ebenso können solche Informationen kostenstellenweise erstellt werden. Wie immer kann der Inhalt auf den jeweils gerade interessanten Bereich eingegrenzt und die Gliederung frei gewählt werden.

Wird diese Verarbeitung ohne Angabe eines Sortierschlüssels verwendet, gibt das System jeden Lohndatensatz zu den angegebenen Selektionskriterien einzeln aus, was bei der Fehlersuche oft sehr hilfreich ist.

Lohndatenlisten

Für viele Anwendungen werden Listen benötigt, welche je Dienstnehmer die Werte einer oder mehrerer Lohnarten angeben.

Eine einfache, aber häufig benötigte Liste gibt die Werte je Dienstnehmer zu einer Lohnart mit Personalnummer und Namen sowie dem Betrag (wahlweise auch Stunden und Satz) an. Diese Liste kann für jede im System vorhandene Lohnart erstellt werden und wird für Gewerkschaftsbeiträge, Betriebsratsumlagen und ähnliches verwendet.

Eine ähnliche Auswertung zeigt eine Übersicht über mehrere Lohnarten je Dienstnehmer. Diese Liste enthält ebenfalls eine Zeile pro Mitarbeiter, gibt jedoch in Spalten nebeneinander die Werte zu mehreren Lohnarten an. Der Inhalt der einzelnen Spalten kann frei gewählt werden und Beträge, Stunden oder Sätze beliebiger Lohnarten enthalten. Zusätzlich können in den Spalten Zwischensummen aus den vorangegangenen Spalten gebildet oder Informationen aus dem Personalstamm (Eintrittsdatum, Beruf, SV-Nummer und viele weitere) ausgegeben werden.

Vornehmlich zur Kontrolle dient die Lohndatenliste je Mitarbeiter , die sämtliche in der Abrechnung enthaltenen Lohndaten einer Periode angibt.

Spezielle Auswertungen

Anlässlich besonderer Ereignisse - Ein- und Austritt, Krankenstand usw. - werden zusätzliche Auswertungen benötigt:
  • Lohnsteuerbescheinigung, Lohnzettel
  • Arbeitsbescheinigung
  • Hinweislisten, Termine
  • Urlaubsrückstellung
  • Abfertigungsrückstellung

Sind entsprechende Hardwareeinrichtungen verfügbar, können die An- und Abmeldungen wahlweise auch automatisch per Telefax an die Krankenkassen übermittelt werden.

Jahresauswertungen

Jährlich werden folgende Listen ausgedruckt:
  • Jahresbeitragsgrundlagennachweis
  • Kommunalsteuererklärung
  • Lohnsteuerbescheinigung

Alle diese Auswertungen können - etwa zur Kontrolle, bei einer Lohnsteuerprüfung oder bei Austritt - jederzeit erstellt werden.

Die jährlichen Meldungen an Finanzamt bzw. Gebietskrankenkasse können auch per Datenträgeraustausch oder über Modem abgewickelt werden, sofern die entsprechenden Hardwarevoraussetzungen gegeben sind.

Jahreslohnkonto

Das Jahreslohnkonto gibt eine Übersicht über alle im Laufe eines Abrechnungsjahres angefallenen Lohndaten.

Mit Ausnahme der Kopfdaten sind Aufbau und Inhalt dem Anwender freigestellt und können beliebig nach individuellen Erfordernissen zusammengestellt werden. Ein Lohnkonto kann pro Dienstnehmer bis zu zwei Seiten mit bis zu 120 Lohndatenzeilen umfassen, wobei für verschiedene Dienstnehmergruppen - zum Beispiel Arbeiter und Angestellte - ein unterschiedlicher Aufbau des Lohnkontos gewählt werden kann.

Für den Druck des Lohnkontos kann auch ein Formular in derselben Größe verwendet werden. Hier sind die Monatsspalten vorgedruckt, wobei in den Betragsfeldern ein Strich anstelle des Dezimalpunkts vorgedruckt ist. Damit steht für Beträge in jeder Spalte eine Druckstelle zusätzlich zur Verfügung.

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