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Abfragen und Auswertungen

Eine der Hauptaufgaben bei der Arbeit mit dem Personalsystem besteht in der Erfassung der benötigten Stamm- und Bewegungsdaten. Hier ist einerseits eine sinnvolle Gestaltung der Datenstruktur nötig, um Mehrfacherfassungen und Redundanzen zu vermeiden, andererseits soll trotz des großen Umfangs von unterschiedlichsten Informationen das Erfassungssystem einfach zu bedienen sein.

Zentrale Datenverwaltung

Abgesehen von den unzähligen Spezialauswertungen des Personalsystems bietet schon das allgemeine Datenmanagement dem Personalbüro eine Reihe von Informationen.

Listenabfrage

Die Tatsache, dass alle Auswertungen über den Bildschirm betrachtet werden können, ist für den praktischen Betrieb im Personalbüro eine wichtige Vereinfachung und trägt dazu bei, den Papierverbrauch drastisch zu reduzieren.

Lohnausweise, Lohnlisten oder Lohnkonten können zur Kontrolle oder für telefonische Auskünfte jederzeit über den Bildschirm abgefragt werden. Da die Auswertungsfunktionen solche Listen für einzelne Dienstnehmer in weniger als einer Sekunde auf den Schirm bringen, ist der für solche Auskünfte nötige Aufwand minimal, insbesondere im Vergleich zur umständlichen Handhabung eines Ausdrucks. Um solche Abfragen wirklich jederzeit möglich zu machen, erlaubt die Maskensoftware der Erfassungsprogramme zu jedem Zeitpunkt die Aktivierung jeder beliebigen Verarbeitung. Für Auskünfte während der Datenerfassung muss nicht einmal die Eingabe des laufenden Datenfeldes abgeschlossen werden, um eine solche Abfrage durchführen zu können. Selbstverständlich wird nach Beendigung der Abfrage die ursprünglich vorhandene Maske in unverändertem Zustand wieder auf dem Schirm angezeigt.

Personalstammauswertungen

Die Personalstammdaten enthalten alle Informationen, die für die Lohnverrechnung benötigt werden. Zusätzliche Informationen, die zu Dokumentationszwecken gespeichert werden, werden mit dem Personalinformationssystem bearbeitet.

Im Grundmodul der Personalverwaltung sind zahlreiche Stammdatenauswertungen enthalten, mit deren Hilfe alle für die Lohnverrechnung erforderlichen Listen erstellt werden können, ohne dass dazu zusätzliche Systemmodule benötigt werden.

Zur einfachen Auswahl bestimmter Personengruppen stehen neben einigen frei definierbaren Merkmalen folgende Kennzeichen zur Verfügung: Arbeiter, Angestellte, Beamte, Lehrlinge, Nicht-Lehrlinge, Jugendliche, Nicht-Jugendliche, Eintritt im laufenden Monat, Eintritt im laufenden Jahr, Austritt im laufenden Monat, Austritt im laufenden Jahr, bereits ausgeschieden, nicht ausgeschieden. Daneben können 32 Personalstammfelder (zum Beispiel Geschlecht, Staatsbürgerschaft, Wohnort, Beruf) als Selektionskriterien verwendet werden. Bei jeder Verarbeitung können beliebig viele davon gleichzeitig verwendet werden.

Die Auswertungen aus dem Personalstamm können wahlweise zumindest nach Personalnummern, alphabetisch, nach Firmen oder nach Stammkostenstellen sortiert werden.

Das Arbeitnehmerverzeichnis liefert eine Liste mit Personalnummer und Namen, wahlweise auch Adresse, die bei Bedarf beliebig um folgende Datenfelder ergänzt werden kann: Geburts-, Eintritts- und Austrittsdatum, Termine, Stundensätze, Abteilung, SV-Nummer, Nummer der Lohnsteuer- oder Familienbeihilfenkarte, Titel, Beruf, Religion, Staatsbürgerschaft und einige frei verwendbare Texte. Die Liste kann beliebig bis zu 24 dieser Felder enthalten und bei jeder Verarbeitung in einer anderen Kombination oder Reihenfolge ausgegeben werden. Zusammen mit den oben erwähnten Selektionsmöglichkeiten lassen sich damit alle erforderlichen Listen aus dem Personalstamm mit den zugehörigen Informationen erstellen: Jugendlichenverzeichnis, Invalidenverzeichnis, Liste von Eintritten und Austritten usw.

Der Ausdruck des Personalstamms gibt die Stammdaten in exakt derselben Form wieder, wie sie bei der Erfassung auf dem Bildschirm aufscheinen.

Eine Terminliste zeigt monatlich oder für frei wählbare Zeiträume alle in dieser Periode anfallenden Ereignisse wie Ende der Lehrzeit, Ablauf der Arbeitsbewilligung, Geburtstage oder Jubiläen. Die Termine dafür sind dem System entweder ohnehin bekannt oder können zusammen mit einem Textkennzeichen unter der jeweiligen Personalnummer gespeichert werden.

Spezielle Auswertungen aus dem Personalstamm sind der Druck von Krankenscheinen für die Dienstnehmer und deren Angehörige zusammen mit einer Ausgabeliste für Krankenscheine und der Druck von Klebeetiketten in beliebigem Format für Stempelkarten oder als Adressenaufkleber.

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