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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
Übersicht

Die Personalevidenz umfasst sechs voneinander unabhängige Teilsysteme, die als Zusätze zur Personalabrechnung eingesetzt werden können: Zeiterfassung und -abrechnung, Anspruchsverwaltung, Reisekostenabrechnung sowie Darlehen und Exekutionen.

Personalevidenz

  • Die KV-Abrechnung überwacht die kollektivvertragliche Einstufung der Dienstnehmer, liefert Informationen zu Vorrückungen oder Biennalsprüngen, erstellt Verwendungsgruppenstatistiken, wertet das Bezugsniveau sowie Überzahlungen im Unternehmen aus und regelt die kollektivvertraglichen Jubiläen.
  • Die Zeiterfassung und -abrechnung ist meist mit einer elektronischen Stempeluhr gekoppelt und ermittelt automatisch alle Lohnansprüche, die sich aus den Anwesenheitszeiten ableiten lassen: Sonn-, Feiertags- oder Nachtzuschläge werden ebenso berechnet wie Mehrarbeitsstunden, Zeitausgleich oder der Ausgleich der arbeitsfreien Tage im Gastgewerbe.
  • Die Anspruchsverwaltung betreut alle Arten von bezahlter Abwesenheit wie Urlaub, Krankenstand oder Pflegefreistellung und erledigt die damit verbundenen Abrechnungs- und Verwaltungsaufgaben. Neben der Verwaltungsvereinfachung liefert dieses System Informationen über die verschiedenen Arten von Fehlzeiten und kann auch für individuelle betriebliche Aufgaben sowie zur Urlaubsplanung eingesetzt werden.
  • Die Verwaltung von Darlehen und Exekutionen ist für das Unternehmen nicht nur mit einem gewaltigen administrativen Aufwand, sondern auch mit nicht unbeträchtlichen Haftungsrisiken verbunden. Die vollautomatische Abrechnung von Dienstnehmerverbindlichkeiten bedeutet für das Personalwesen eine deutliche Reduzierung des diesbezüglichen Aufgabenumfanges und versorgt Dienstnehmer wie Gläubiger mit detaillierten Informationen.
  • Die Abrechnung von Reisekosten, die ohne Systemunterstützung sehr aufwendig sein kann, reduziert sich mit der Personalevidenz auf die Eingabe von wenigen Daten.
  • Das Dokumentenmanagement erstellt und verwaltet die verschiedenen Personalpapiere und stellt Funktionen zur Integration von Officesoftware zur Verfügung wie zum Beispiel Steuerdateien für Serienbriefe.

Alle Teilsysteme der Personalevidenz sind völlig in die Personalabrechnung integriert. Die hier verfügbaren Informationen werden ohne besondere Vorkehrungen bei der Abrechnung und in allen Auswertungen automatisch berücksichtigt. Das Personal im Lohnbüro wird damit von vielen lästigen Verwaltungsarbeiten entbunden und kann sich verstärkt seinen Aufgaben als Dienstleistungseinrichtung für die Mitarbeiter des Unternehmens widmen.
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