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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
KV-Abrechnung

Die KV-Abrechnung beschäftigt sich mit Verarbeitungen, die auf kollektivvertraglichen Ansprüchen beruhen. Die diesbezüglichen Funktionen erledigen eine Reihe von Aufgaben:
  • Dokumentation der KV-Einstufung und Überwachung von Vorrückungen beziehungsweise Biennalsprüngen.
  • Vergleich der Ist-Bezüge mit den KV-Bezügen und Statistiken über Abweichungen.
  • Berechnung der Bezüge aus der KV-Einstufung wahlweise nur zu Dokumentationszwecken oder aber zur Ermittlung der abzurechnenden Werte.
  • Überwachung der KV-Vorschriften bei automatischen Bezugserhöhungen.
  • Ermittlung der Termine für Jubiläumszahlungen.
  • Automatische Berechnung der Urlaubsansprüche zu Beginn des Arbeitsjahres.
  • Ansprüche in der Entgeltfortzahlung.

Kollektivvertragsparameter
Die Parameter für die KV-Abrechnung umfassen Angaben zu den KV-Bezügen, zu Urlaubsansprüchen, zur Entgeltfortzahlung und zu Jubiläumszahlungen. Jede Gruppe von derartigen Informationen gilt für eine Beschäftigungsgruppe, wobei bis zu 250 Gruppen möglich sind.

Im Personalstamm des Dienstnehmers ist neben Eintrittsdatum und KV-Gruppe die für die KV-Abrechnung gültige Vordienstzeit eingetragen.

Aus diesen Informationen kann das System für jede Periode die Dienstzeit einschließlich der Vordienstzeiten und die sich daraus ergebende Einstufung innerhalb der KV-Gruppe sowie den Termin für die nächste Vorrückung ermitteln.


Anwendungen
Informationslisten zeigen die aktuelle Einstufung jedes Dienstnehmers, den Termin des nächsten Biennalsprungs sowie die Überzahlung betragsmäßig und in Prozenten. Daneben werden Statistiken über die Zahl der Dienstnehmer in jeder Beschäftigungsgruppe mit ähnlichen Informationen erstellt.

Das Abrechnungssystem kann die KV-Informationen dazu nutzen, automatisch die Bezüge aus den KV-Tabellen zu ermitteln und Vorrückungen vorzunehmen.

Analog wird zu Beginn des Urlaubsjahres der offene Urlaub um den Urlaubsanspruch erhöht. Auch hier sind verschiedene Auswertungen verfügt, wobei auch der Dienstnehmer über das Abrechnungsblatt Informationen zum aktuellen Bestand, zu Bestandsveränderungen (Urlaubsverbrauch) und zu Termin und Ausmaß des nächsten Anspruchs erhält.

Bei automatischen Erhöhungen der Ist-Bezüge prüft das System, ob nach der Erhöhung der neue KV-Bezug unterschritten wird und passt gegebenenfalls den Ist-Bezug entsprechend an.

Die Entgeltfortzahlung wird im Rahmen der Anspruchsverwaltung bearbeitet und dort beschrieben.


Bezugsschema
Ein Bezugsschema entspricht den Gehaltstafeln der Kollektivverträge und setzt sich aus Tabellen zusammen, deren Eintragungen jeweils zwei Werte enthalten: Der eine Wert gibt die Dienstzeit an, ab welcher der zweite Wert (ein Betrag) zu verwenden ist. Der Personalstamm gibt an, welche dieser Tabellen für den betreffenden Dienstnehmer zu verwenden ist (Einstufung), während das System bei der Abrechnung dessen Dienstzeit und daraus die zugehörige Eintragung in der Bezugstabelle ermittelt. Die Dienstzeit ergibt sich aus der Differenz zwischen Eintrittsdatum und aktueller Abrechnungsperiode, wobei zusätzlich im Personalstamm die anzurechnenden Vordienstzeiten eingetragen werden können.

Die Tabellen zum Bezugsschema werden in folgender Form angelegt:

Bezugsschema

Jede dieser Tabellen erhält eine Bezeichnung, welche die Einstufung beschreibt (oben "Verwendungsgruppe 5A"), und bis zu 24 Gehaltsstufen, wobei zu jeder Stufe neben einer eigenen Stufenbezeichnung angegeben wird, wie lange (in Monaten) diese Stufe zu verwenden ist und welcher Betrag ihr zugeordnet wird. Die Bezeichnungen für die KV-Gruppen und die einzelnen Stufen können natürlich frei gewählt werden.

Ein Mitarbeiter mit einer Dienstzeit einschließlich der Vordienstzeiten von 91 Monaten wird nach dem obigen Schema vom System den in der 5. Stufe (24 + 24 + 24 +12 + 7 = 91) eingetragenen Betrag erhalten. Es können bis zu 250 solcher Tabellen im System angelegt werden, wobei die Tabellen nicht nur für Schemabezüge, sondern grundsätzlich für alle Werte, die von der Dienstzeit abhängen, verwendet werden können.


KV-Daten je Mitarbeiter
Eine Liste der KV-Daten je Mitarbeiter informiert über Einstufung und KV-Bezug sowie Ist-Bezug:

KV-Daten je Mitarbeiter
(Verkleinerte Abbildung - mit Klick auf das Bild sehen Sie es in voller Größe)

Diese Liste zeigt, die gegenwärtige Einstufung des Mitarbeiters, seit wann sie mit welchem Bezug gilt, welche Dienstzeit der Mitarbeiter hat und wann die nächste Vorrückung fällig ist. Zusätzlich werden die Abweichungen des Ist-Bezugs vom KV-Bezug dargestellt. Teilzeitbeschäftigte werden entsprechend aliquotiert.


Mitarbeiter je KV-Gruppe
Eine ähnliche Auswertung zeigt die Mitarbeiter je KV-Gruppe:

Mitarbeiter je KV-Gruppe

Zu jeder Verwendungsgruppe werden die ihr angehörenden Mitarbeiter aufgelistet. Pro Dienstnehmer sieht man, seit wann die aktuelle Einstufung gilt, die Dienstzeit, die KV-Stufe, den KV-Bezug, den Ist-Bezug, das Ausmaß einer allfälligen Teilzeitbeschäftigung samt Hochrechnung des Ist-Bezugs auf 100 % und das Eintritts- sowie Geburtsdatum des Mitarbeiters.


KV-Gruppenstatistik
Die KV-Gruppenstatistik informiert über die Einstufung der Belegschaft:

KV-gruppenstatistik

Diese Liste zeigt je KV-Gruppe die einzelnen Stufen und die Anzahl der Mitarbeiter pro Stufe samt den durchschnittlichen Bezügen.

Die Dienstnehmer werden zusätzlich nach der Überzahlung in Gruppen gegliedert. In der Überschrift der obigen Liste bedeutet der Text "-1%", dass diese Spalte die Anzahl der Mitarbeiter mit einer Überzahlung bis 1 % des KV-Bezugs enthält, während die nächsten Spalten ("-10%" und "-20%") die Anzahl der Dienstnehmer mit einer Überzahlung von 10 % beziehungsweise 20 % angeben. In der letzten Spalte vor dem Bezug sind schließlich jene Mitarbeiter enthalten, welche eine Überzahlung von mehr als 20 % aufweisen.

Die Stufen für diese Aufgliederungen (1 %, 10 %, 20 %) können frei gewählt und jederzeit geändert werden.


KV-Abrechnung

Der KV-Bezug kann natürlich in die Lohndaten der Abrechnung übernommen werden und ändert sich automatisch mit jeder Änderung der KV-Tabelle.

Vielfach werden für den KV-Bezug und die Überzahlung eigene Lohnarten verwendet.

Da wie bei allen für die Abrechnung relevanten Daten auch die KV-Tabellen mit einem Gültigkeitsdatum gespeichert werden und alle davor gültigen Werte erhalten bleiben, kann sich das Bezugsschema auch während des Jahres (im obigen Beispielsschema ab November 2005) ändern.

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