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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
Darlehen und Exekutionen

Zur Bearbeitung von Darlehen und Exekutionen werden alle bekannten Verbindlichkeiten des Dienstnehmers mit Art der Verbindlichkeit, Datum, Kreditbetrag, Zinssatz, Kosten, Rückzahlungsbetrag, Gläubiger, Zahlungsempfänger, Lohnart und anderen Informationen vom System verwaltet.


Als Art der Verbindlichkeit können (Unterhalts-) Exekutionen, (Betriebs-) Kredite mit und ohne Verzinsung oder gewöhnliche Vorschüsse auftreten. Daneben kann die Verpfändung von Bezügen vorgemerkt werden. Das System sammelt alle aktuellen Datensätze, reiht sie nach ihrem Rang und ermittelt die möglichen Rückzahlungsbeträge.


Sofern es sich nicht um Exekutionen handelt, kann man die Rückzahlungsmodalitäten weitgehend steuern. Für jeden Kredit können auf Wunsch die anfallenden Zinsen ermittelt und dem laufenden Saldo zugerechnet werden. Bei Betriebskrediten werden zusätzlich eventuelle Zinsenersparnisse automatisch in die Lohnsteuerabrechnung übernommen. Das System führt für jeden Kreditdatensatz ein Konto, in welchem allfällige Zinsen und die Rückzahlungsbeträge gespeichert sind.


Nach Tilgung der Schuld werden die Zahlungen für diese Verbindlichkeit automatisch eingestellt. Zu diesem Zeitpunkt kann eine Benachrichtigung des Gläubigers über die Begleichung der Schuld gedruckt werden. Ebenso kann der Gläubiger vom Austritt des Dienstnehmers benachrichtigt werden.


Die Abläufe können weitgehend händisch übersteuert werden, womit auch Sonderfälle einfach zu handhaben sind. Beispielsweise können für nicht exekutierbare Verbindlichkeiten die Zahlungen zeitweise ausgesetzt oder reduziert werden.


Bei Vorliegen von Exekutionen ermittelt das System aus der Lohnabrechnung automatisch die pfändbaren Beträge, reiht die Exekutionen entsprechend ihrem Rang und führt die pfändbaren Lohnanteile an die entsprechenden Gläubiger ab.


Für die Rückzahlungen können Überweisungsträger (gedruckt oder als Bankdiskette) mit den Zahlungen an die Zahlungsempfänger erstellt werden, ebenso kann jederzeit ein Kreditkonto ausgedruckt werden. Die einbehaltenen Beträge werden unter der im Kreditdatensatz angegebenen Lohnart als Abzug abgerechnet und über diese Lohnart in der Finanzbuchhaltung verbucht.


Zur Information des Dienstnehmers kann jederzeit eine Übersicht über die laufenden Verbindlichkeiten ausgedruckt werden. Die Auswertungen über Exekutionen beziehen sich nicht nur auf die einzelnen Dienstnehmer als Schuldner, sondern liefern auch firmenweit Informationen über diese Verbindlichkeiten: Es kann eine Liste aller Drittschuldnerverbindlichkeiten des Unternehmens ebenso erstellt werden wie etwa eine Übersicht über die Dienstnehmerdarlehen, Vorschüsse oder andere bzw. alle Verbindlichkeiten.


Vorschüsse
Vorschüsse werden normalerweise als gewöhnliche Abzüge direkt im Abrechnungssystem behandelt. Im Falle von Exekutionen gelten hier sowie für Dienstnehmerdarlehen besondere Vorschriften, deren Anwendung teilweise gesteuert werden kann. Die diesbezüglichen Möglichkeiten werden im Kapitel über Exekutionen behandelt.

Dienstgeberdarlehen
Dienstgeberdarlehen sind langfristige Vorschüsse, die über einen bestimmten Zeitraum zurückgezahlt werden. Wahlweise können vom jeweiligen Saldo auch Zinsen berechnet werden. In jedem Fall werden die Zinsen ermittelt, um überprüfen zu können, ob Zinsenersparnisse gemäß § 15 (2) EStG vorliegen. Liegen die Erfordernisse der diesbezüglichen Verordnung vor, wird automatisch ein entsprechender Sachbezug in die Lohnabrechnung übernommen.

Für Anwendungen im Bereich der öffentlichen Verwaltung können derartige Darlehen auch automatisch auf Personenkonten in der Vermögensbuchhaltung übernommen werden.


Kredite
Kredite von Dritten werden mit zwei Ausnahmen gleich behandelt wie Dienstgeberdarlehen: Einerseits wird keine Überprüfung der Zinsenersparnisse durchgeführt, andererseits können für die monatlichen Rückzahlungsbeträge Überweisungen durchgeführt werden.

Bei Dienstgeberdarlehen und Krediten kann gewählt werden, ob die dort angegeben Raten auf jeden Fall abgezogen werden sollen (was auch zu Minusbezügen führen könnte, wofür spezielle Regelungen vorgesehen sind), ob sie nur bis zu einem im Personalstamm gespeicherten Mindest-Auszahlungsbetrag bedient werden sollen, ob sie bei Exekutionen aus dem Rest der dritten Masse beglichen werden oder ob sie für die Dauer von Exekutionen überhaupt ruhen sollen. Bei Dienstgeberdarlehen und Vorschüssen kann zusätzlich auf den unpfändbaren Freibetrag zugegriffen werden.


Verpfändung von Bezügen
Verpfändet ein Dienstnehmer seine Bezüge zum Beispiel als Besicherung eines Bankkredits, so kann diese Verpfändung vorgemerkt werden. Der Dienstnehmer bezahlt in diesem Fall seine Verbindlichkeiten selbst, das System führt außer der Speicherung der Verpfändung keinerlei Aktionen aus. Lediglich in einer Drittschuldnererklärung wird die Verpfändung des Bezugs angeführt.

Exekutionen und Unterhaltspfändungen

Exekutionen sind der komplexeste Aufgabenbereich in diesem Teilsystem. Die Verwaltung und Berechnung der Pfändungen ist besonders bei Zusammentreffen mehrerer Exekutionen sehr aufwendig, zusätzlich haftet das Unternehmen als Drittschuldner für die ordnungsgemäße Abfuhr der gepfändeten Beträge.

Zur Abwicklung der Exekutionen muss das System zahlreiche unterschiedliche Teilaufgaben bewältigen:

Zunächst werden mit dem Einlangen des gerichtlichen Pfändungsbeschlusses (Zahlungsverbot) die Daten zu dieser Exekution in das System eingegeben. Neben dem gepfändeten Betrag ist das Datum des Einlangens die wichtigste Information, da sich für das System bei Vorliegen mehrerer Pfändungen daraus der Rang ergibt. Wird der unpfändbare Freibetrag durch das Gericht erhöht oder vermindert oder ist ein solcher nicht anzuwenden, weil der Dienstnehmer über mehrere Einkünfte verfügt, so kann das direkt mit den Daten zur Exekution eingegeben werden.

Die nächste Maßnahme ist in der Regel die Ausfertigung der Drittschuldnererklärung. Das System kann dazu alle erforderlichen Informationen liefern und diese Erklärung auch gleich selbst ausdrucken, allerdings nicht mit dem vom Gericht beigelegten Formular. Bei der Abrechnung werden die pfändbaren Lohnbestandteile aufgrund der Informationen im Personal- sowie im Lohnartenstamm automatisch ermittelt. Zur Kontrolle kann eine Pfändungsabrechnung ausgedruckt werden, die alle Bezüge und Abzüge mit Aufgliederung in pfändbare und unpfändbare Anteile ausweist.

Liegen mehrere Exekutionen und Unterhaltspfändungen gleichzeitig vor, werden sie nach ihrem Rang gereiht und entsprechend den jeweils gültigen Vorschriften behandelt. Das System ermittelt in diesem Fall drei Massen, nämlich

  1. Das Unterhaltsexistenzminimum - dieser Betrag gebührt auf jeden Fall dem Dienstnehmer
  2. Das gewöhnliche Existenzminimum
  3. Die darüber hinausgehenden Bezüge

Unterhaltsexekutionen werden unabhängig vom Pfandrang aus der zweiten Masse bedient. Reicht diese Masse für die Unterhaltsverpflichtungen nicht aus, wird sie anteilsmäßig auf alle vorliegenden gesetzlichen Unterhaltsverpflichtungen aufgeteilt. Ist die zweite Masse größer als die Summe dieser Unterhaltsverpflichtungen, wird der Rest für allfällige sonstige Unterhaltsansprüche (zum Beispiel Rückstände) entsprechend ihrem Rang verwendet. Jener Teil aus der zweiten Masse, der für Unterhaltsverpflichtungen nicht in Anspruch genommen wird, verbleibt dem Dienstnehmer.

Die dritte Masse wird zur Befriedigung aller gewöhnlichen Exekutionen sowie aller Unterhaltsverpflichtungen herangezogen, für welche die zweite Masse nicht ausgereicht hat. Alle diese Forderungen werden dabei entsprechend ihrem Rang berücksichtigt.

Der Kostenersatz für die Drittschuldnererklärung und den Aufwand für die Abwicklung der Exekution wird dem Dienstnehmer abgezogen, sofern in der dritten Masse ein entsprechender Betrag verbleibt. Andernfalls wird der Ersatz von der Zahlung an den Gläubiger einbehalten, was die Restschuld des Dienstnehmers entsprechend erhöht.

Vorschüsse und Dienstgeberdarlehen werden bis zu einer gesetzlich fixierten Untergrenze vom unpfändbaren Freibetrag einbehalten. Reicht dieser nicht aus, wird auf die dritte Masse zugegriffen. Um den Dienstnehmer nicht übermäßig zu belasten, können diese Maßnahmen auch modifiziert werden.


Kontoführung

Bei allen Arten von Dienstnehmerverbindlichkeiten führt das System automatisch ein Konto, das einen chronologischen Überblick über die einzelnen Geschäftsfälle gibt. Aufgrund der Gegebenheiten in der Lohnverrechnung ist die Anzahl der möglichen Bewegungen begrenzt: Die meisten Arten von Geschäftsfällen können nur höchstens einmal im Monat auftreten, weil nicht öfter abgerechnet wird.

Insgesamt kennt das System folgende Arten von Bewegungen:

  • Auszahlungen (erhöhen den offenen Kreditbetrag)
  • Zinsenbelastungen
  • Spesenbelastungen
  • Rückzahlungen

Der offene Kreditbetrag wird bei Eröffnung einer neuen Verbindlichkeit angegeben, kann später aber auch erhöht werden. Die übrigen Buchungen werden vom System im Normalfall automatisch generiert und können jeweils pro Monat nur einmal auftreten. Ein Kreditkonto ohne besondere Ereignisse wird also innerhalb eines Abrechnungsjahres neben dem Anfangssaldo mit jeweils 12 Zinsenbelastungen, Spesenbelastungen und Rückzahlungen genau 36 Buchungen aufweisen. Rückzahlungen und Spesen können bei Bedarf händisch übersteuert werden, zusätzlich kann der offene Kreditbetrag zu beliebigen Zeitpunkten aufgestockt werden.

Bei der Berechnung der Zinsen ergibt sich das Problem, dass das System das genaue Datum der Anweisung einer Rückzahlung durch die Bank nicht kennt. Derartige Rückzahlungen werden im Zuge der Lohnverrechnung nur einmal pro Monat abgewickelt, und zwar für sämtliche Verbindlichkeiten des Dienstnehmers gleichzeitig. Für die Zinsenberechnung kann daher pro Dienstnehmer die Valuta der Rückzahlungen für jeden Monat eingegeben werden. Sollen bei keiner der Verbindlichkeiten dem Konto Zinsen angelastet werden, werden diese Angaben nicht benötigt.

Die Zinsenberechnung selbst kann auf verschiedene Weise gesteuert werden. Um die Handhabung des Systems möglichst einfach zu halten, werden verschiedene Zinssatztabellen gespeichert, wobei für jeden Kredit angegeben wird, welche dieser Tabellen zu verwenden ist. Damit wird vermieden, dass bei Zinssatzänderungen jede Verbindlichkeit im System händisch einzeln angepasst werden muss. In Sonderfällen kann jedoch direkt beim Kredit als spezielle "Buchung" der Zinssatz zusammen mit dem Datum eingegeben werden, ab dem er verwendet werden soll. Da die Zinsen vom aktuellen Saldo berechnet werden und sich auch während des Abrechnungsmonats durch Aufstockung des Kreditbetrages oder Änderung des Zinssatzes neue Salden bzw. Berechnungsgrundlagen ergeben können, kann man die vom System ermittelten Zinsen nicht direkt übersteuern. Es besteht lediglich die Möglichkeit, die Modalitäten der Zinsenberechnung anzupassen oder über Buchungen, die den Saldo verändern (Rückzahlung bzw. Aufstockung), die vom System ermittelten Zinsen zu korrigieren.

Handelt es sich bei einer Verbindlichkeit nicht um eine laufende Zahlung (Unterhalt), werden die Zahlungen automatisch eingestellt, sobald der Saldo des Kontos einschließlich aller Zinsen und Spesen Null wird. Ebenso wird bei fixen Rückzahlungsbeträgen niemals mehr als der noch offene Saldo angewiesen.

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