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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS: Personalevidenz
Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement erstellt und verwaltet die verschiedenen Personalpapiere, wie zum Beispiel

  • Dienstvertrag
  • Dienstzettel
  • Dienstanweisungen und Vereinbarungen
  • Lohn- und Gehaltsbestätigungen
  • Kündigungsschreiben
  • Benachrichtigung des Betriebsrates von Kündigung
  • Entlassungsschreiben
  • Benachrichtigung des Betriebsrates von Entlassung
  • Dienstzeugnis
  • Bestätigung über erhaltene Arbeitspapiere mit Verzichtserklärung

Generell können beliebige Schriftstücke erstellt werden, die als Standardtexte gespeichert sind, in welche die jeweils erforderlichen Daten (Name, Geburtsdatum, Beruf, Einstufung, Bezug) eingesetzt werden. Das Abrechnungssystem kann bei einem Austritt zusätzlich zu den Austrittspapieren eine Abrechnung, eine Arbeitsbescheinigung und einen Lohnzettel beifügen.

Alle Papiere werden einzeln gespeichert und können jederzeit abgerufen werden. Für jeden Dienstnehmer wird eine Kartei mit dessen Papieren geführt, in welche auch fremde Unterlagen (Zeugnisse) aufgenommen werden können.


Gestaltung der Dokumente
Die Dokumente werden als Textvorlagen mit beliebigem Inhalt gespeichert. Dabei werden für jene Werte, die das System später einsetzen soll (Namen, Anschrift, Geburtsdatum, Beruf, Lohndaten) Platzhalter mit speziellen Namen verwendet.

Diese Platzhalter werden bei der Erzeugung eines Dokumentes durch die aktuellen Werte des Mitarbeiters ersetzt.


Erstellung der Dokumente
Bei Bedarf wird für einen Mitarbeiter das benötigte Dokument abgerufen und in Echtzeit generiert, zum Beispiel eine Gehaltsbestätigung:

Gehaltsbestätigung

Das System setzt in den Text die aktuellen Werte für den Dienstnehmer ein und ruft mit dem generierten Dokument ein Textbearbeitungsprogramm auf, um eventuell Ergänzungen vorzunehmen und den Text auszudrucken.


Protokollierung der Dokumente
Alle vom System generierten Dokumente werden gespeichert und bleiben für spätere Abfragen erhalten.

Damit ist für jeden Dienstnehmer ersichtlich, wann welches Dokument mit welchem Inhalt generiert wurde.


Serienbriefe
Die Personaldaten können in eine Steuerdatei für Serienbriefe exportiert werden:

Steuerdatei Serienbrief

Diese Steuerdatei kann für Rundschreiben an alle Mitarbeiter oder bestimmte Mitarbeitergruppen verwendet werden. Die vielfältigen Selektionsmöglichkeiten des Personalsystems können aber auch dafür genutzt werden, in eine solche Steuerdatei nur Mitarbeiter mit einem bestimmten Firmenjubiläum aufzunehmen oder Mitarbeiter, die im laufenden Monat Geburtstag haben.


Adressetiketten
In ähnlicher Form wie die Steuerdateien für Serienbriefe (nur anders aufbereitet) können Adressetiketten mit Personaldaten in beliebigen Formaten zum Beispiel für Rundschreiben hergestellt werden:

Adressetikett

Das Adressenmanagement bewältigt Etiketten in beliebigem Format und mit weitgehend frei wählbarem Inhalt, zum Beispiel als Aufkleber für Stempelkarten:

Aufkleber für Stempelkarten

Ebenso können Etiketten für Personalausweise mit Strichcode angefertigt werden.


Dokumentenarchivierung

Neben den vom System erzeugten Dokumenten sind auch außerhalb des Personalsystems erstellte Dokumente zu verwalten, etwa eingescannte Papiere mit der Unterschrift des Dienstnehmers, Zeugnisse, Fotos oder mit einem Officesystem erstellte Dokumente.

Zur Archivierung dieser Dokumente kann OWL verwendet werden, ein webbasiertes, zentrales Dokumentenarchiv, in welchem die Benutzer Unterlagen suchen und öffnen oder auf die eigene Workstation laden können.

Das System kann in einer Multiuserumgebung mit Zugriffsrechten auf Ordner- und Dateiebene genutzt werden, wobei neben Dokumenten und Bildern in beliebigen Formaten auch MP3-Dateien verwaltet werden können. Es ist einfach zu bedienen und unterstützt die Benutzer mit Suchfunktionen und einem News-System sowie Benachrichtigungen per E-Mail.

Funktionen zur Versionskontrolle verhindern, dass mehrere Benutzer gleichzeitig dieselbe Datei verändern und zeichnen gleichzeitig alle Änderungen an den Dokumenten auf.

Zur Überwachung wird ein Zugriffsprotokoll mitgeführt, zusätzlich informieren verschiedene Statistiken über die Nutzung des Systems.

Der Zugriff auf das System erfolgt über einen Browser, womit auch Windows-Anwender dieses Dokumentenarchiv uneingeschränkt nutzen können.

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