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Anforderungs- und Eignungsprofile

Das Personalmanagement stützt sich ganz wesentlich auf die Definition der gewünschten und vorhandenen Fähigkeiten an den einzelnen Arbeitsplätzen. Die gewünschten Qualifikationen je Arbeitsplatz und die Beschreibung der Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter erfolgen mit Hilfe von Merkmalsstrukturen, in denen die verschiedenen Eigenschaften bewertet werden.

Qualifikationsmerkmale

Ein Merkmal ist eine bestimmte, vom Anwender frei definierbare Eigenschaft, deren Ausprägung bei Bedarf bewertet werden kann. Solche Eigenschaften können zum Beispiel "LKW-Führerschein", "Englischkenntnisse" oder "Erste-Hilfe-Ausbildung" sein.

Das System kann maximal 6000 verschiedene Merkmale verwalten, die in 500 Gruppen zu je zwölf Merkmalen zusammengefasst sind. Jede Merkmalsgruppe enthält zwei Arten von Merkmalen, wobei die eine Art nur aus einem Kennzeichen "ja" oder "nein" besteht, während die zweite Art eine achtstufige Bewertung mit Werten zwischen 0 und 7 aufnehmen kann. Aus Gründen der Programmökonomie werden zwei Formen von Merkmalsgruppen verwendet: Die einfache Form enthält drei Ja/Nein-Merkmale und ein bewertetes Merkmal, während die erweiterte Form sieben Ja/Nein- und fünf bewertete Merkmale enthält. Eine erweiterte Merkmalsgruppe belegt doppelt so viel Speicherplatz wie eine einfache Merkmalsgruppe, kann aber dreimal so viele (zwölf statt vier) einzelne Merkmale enthalten. Diese Zusammenfassung zu Gruppen erhöht die Übersichtlichkeit des Systems und vereinfacht die Dateneingabe.

Merkmalsstrukturen

Pro Stelle und pro Mitarbeiter können bis zu 60 einfache Merkmalsgruppen gespeichert werden, bei Verwendung von erweiterten Merkmalsgruppen entsprechend weniger. Die maximale Anzahl von Merkmalen pro Stelle bzw. Mitarbeiter ergibt sich dann, wenn ausschließlich erweiterte Merkmalsgruppen verwendet werden, wobei 30 x 12 = 360 verschiedene Merkmale zu einer Stelle oder einer Person eingetragen werden können.

Beispiele für solche Merkmalsgruppen sind

  • Schulbildung: VS, HS, AHS, HAK, Uni, TU
  • Führerschein: A, B, C, D, E, F, G, H
  • PC-Kenntnisse: DOS/Windows, Netzwerk, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation
  • Fremdsprachen: Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Russisch, Japanisch, Sonstige
  • Rechnungswesen: FIBU, Fakturierung, Bilanz, Kostenrechnung, Controlling, Lohn, Warenwirtschaft
  • Programmierkenntnisse: COBOL, BASIC, C, PL/1, FORTRAN, PASCAL, Modula-2, sonstige
  • Schweißtechnik: Pressschweißen, Punktschweißen, Induktion, Lichtbogen, Autogen, Ultraschall

Hier stellt jede Zeile eine Merkmalsgruppe, zum Beispiel "Schulbildung", mit den zugehörigen Merkmalen (VS, HS usw.) dar. Die Gestaltung und Kombination dieser Gruppen und Merkmale ist frei wählbar. Es könnte auch eine Merkmalsgruppe

  • Ausbildung: Schule, Führerschein, Fremdsprachen

verwendet werden, wenn eine feinere Gliederung für die geplante Anwendung keine Vorteile bringt. Es ist auch möglich, für unterschiedliche Auswertungen beide Formen der Merkmalsgruppen gleichzeitig zu verwenden.

Bewertung der Fähigkeiten

Während sich die Ja/Nein-Merkmale nur auf die Angabe beschränken, ob eine Eigenschaft vorliegt oder nicht, erfolgt die Beurteilung der bewerteten Merkmale über eine Werteskala, die von 0 (minimal) bis 7 (maximal) reicht. Jedem Merkmal wird einer dieser Werte zugeordnet, wobei auch hier die Festlegung der Bedeutung dem Anwender freigestellt ist. Beispielsweise kann für das Merkmal "Englischkenntnisse" der Wert 0 "keine", der Wert 6 "fließend" und der Wert 7 "Englisch als Muttersprache" bedeuten.

Diese Einschränkung auf acht mögliche Werte ist einerseits für eine ökonomische Datenspeicherung günstig und bietet dennoch eine ausreichende Bandbreite zur Beurteilung der Fähigkeiten. Größere Wertebereiche erhöhen nicht nur den Erfassungs- und Speicheraufwand, sie erschweren auch eine Standardisierung der Bewertung: Sind etwa Werte zwischen 0 und 100 möglich, könnte es vorkommen, dass für "relativ" gute Kenntnisse einmal 55 Punkte und bei einem anderen Merkmal 70 Punkte vergeben werden. Die Beschränkung auf acht Möglichkeiten schließt derartige Inkonsistenzen zwar nicht aus, ist aber doch übersichtlicher als eine Skala mit mehr als zwölfmal so vielen möglichen Werten.

Die Qualifikation je Stelle oder Mitarbeiter wird durch Angabe der gewünschten bzw. vorhandenen Merkmalsgruppen mit den entsprechend bewerteten Merkmalen beschrieben. Bei den Stellen können zudem Mindest- und Höchstanforderungen sowie bei Personalmangel auch Minimalanforderungen festgelegt werden.

Eine wichtige Anwendung im Rahmen der Personalbeurteilung befasst sich mit den über die tatsächlich genutzten Fähigkeiten der Mitarbeiter hinausgehenden betrieblich nutzbaren Eignungen. Dazu ist es nötig, die Eignungsprofile der Mitarbeiter möglichst umfassend zu gestalten und nicht auf die Anforderungen eines einzelnen Arbeitsplatzes zu beschränken. Am günstigsten wird die Merkmalsstruktur für Mitarbeiter so aufgebaut, dass sie das gesamte Anforderungsspektrum des Unternehmens umfasst. Das ist nur dann möglich, wenn für den gesamten Betrieb nicht mehr unterschiedliche Merkmale benötigt werden als bei einem einzelnen Mitarbeiter gespeichert werden können. Die derzeitige Höchstgrenze von 360 Merkmalen wird in vielen Fällen schon aus praktischen Gründen dafür ausreichen, weil es schon bei dieser Obergrenze kaum realisierbar ist, bei einem Betrieb mit 3000 Beschäftigten für jeden einzelnen Mitarbeiter diese Merkmale zu messen und laufend auf dem neuesten Stand zu halten.

Merkmalsfaktoren

Den Merkmalen selbst können ebenfalls verschiedene Informationen zugeordnet werden, zum Beispiel ein Prozentsatz oder ein Betrag, der bei Vorliegen eines bestimmten Wertes die Lohnkosten der betreffenden Stelle beeinflusst (etwa eine Computerzulage bei bestimmten PC-Kenntnissen). Diese Lohninformationen können sowohl für die Planung der Personalkosten wie auch in der Lohnverrechnung verwendet werden. Ein anderer Kostenfaktor besteht in jenem Ausbildungsaufwand , der mit der Erreichung einer bestimmten Qualifikationsstufe verbunden ist, etwa die Kosten für den LKW-Führerschein oder für einen PC-Textverarbeitungskurs.

Bei den Merkmalen ist zu unterscheiden zwischen jenen, die auf physiologischen oder sonstigen Gegebenheiten basieren - etwa Geschlecht, Körpergröße (Polizisten), Brillenträger (Piloten) - und nicht oder nur mit großem Aufwand verändert werden können, und solchen, die durch Ausbildungsmaßnahmen erreicht oder verbessert werden können (Führerschein, Fremdsprachen, EDV-Kenntnisse). Bei letzteren ist auch der Aufwand zu beurteilen, der mit einer Qualifikationsverbesserung verbunden ist. Auch der Nutzen einer solchen Verbesserung könnte bewertet werden, was nicht ganz einfach ist, weil hier eine mögliche Erhöhung der Produktivität neben Faktoren wie der sozialen Stellung im Betrieb, Steigerung des Selbstwertgefühls oder besserer Motivation des Mitarbeiters möglicherweise kaum ins Gewicht fällt und außerdem schwer zu quantifizieren ist.

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