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Personalbeschaffung

Die wichtigste Aufgabe der Personalbeschaffung besteht in der Beurteilung und Auswahl von Stellenbewerbern. Daneben sind Einstell- und Beschaffungstermine zu beobachten und die einzelnen Abteilungen über Bewerbungen zu informieren. Das Personalinformationssystem und die Arbeitsplatzdatenbank sind wichtige Instrumente bei der Bewältigung dieser Aufgaben.

Arbeitskräftedokumentation

Für Zwecke der Personalbeschaffung kann die Arbeitskräftedokumentation Informationen zu gegenwärtig nicht beschäftigten, aber für bestimmte Tätigkeiten in Frage kommenden Personen im System speichern. In ähnlicher Weise werden die Informationen zu Bewerbern in die Personaldatenbank aufgenommen. Eine wichtige Dokumentationsaufgabe bildet weiters die Speicherung aller bei Bedarf kurzfristig verfügbaren Arbeitskräfte (Aushilfen) im Personalinformationssystem.

Die Informationen zu diesen Personen können beliebig gestaltet werden: Ausbildung, bisherige Tätigkeit, Bewerbung als, gewünschte Arbeitszeit, Gehaltswünsche, vorgesehene Dienststelle, Eignungsprofil, Anmerkungen. Nicht mehr benötigte Datensätze können jederzeit aus der Datenbank gelöscht werden.

Die Datenbestände für Ausbildung, bisherige Tätigkeit und Eignungsprofil werden für unternehmensfremde Personen in derselben Form gespeichert wie jene für Mitarbeiter des Unternehmens und können gemeinsam mit diesen ausgewertet werden.

Besetzungswünsche und Terminüberwachung

Die Besetzungswünsche der einzelnen Abteilungen sind in Form der unbesetzten oder geplanten Dienststellen gespeichert. Zu jeder Stelle kann angegeben werden, ab wann sie besetzt sein soll. Zusätzlich ist eine Gewichtung möglich, die angibt, wie wichtig die Besetzung dieser Stelle ist. Diese Gewichtung ergibt sich indirekt auch aus dem Anforderungsprofil für diese Stelle. Ein besonders hohes Anforderungsprofil bedeutet "lieber keinen als einen nicht wirklich guten Mitarbeiter".

Aus diesen Informationen ersieht die Personalbeschaffung jederzeit die Termine und die Dringlichkeit für die Besetzung der offenen Stellen.

Umgekehrt kann die Personalbeschaffung jederzeit die Abteilungen über die in der Arbeitskräftedokumentation gespeicherten Personen informieren, die dem gewünschten Anforderungsprofil entsprechen.

Personal-Marketing

Um möglichst geeignete Mitarbeiter zu finden, muss die Personalbeschaffung ihr Produkt Arbeitsstelle möglichst gut verkaufen. Dazu müssen die Arbeitsbedingungen als ein System von Anreizen für den Arbeitnehmer gestaltet sein.

Das Personalmanagementsystem unterstützt die Personalbeschaffung bei dieser Aufgabe mit Karriere-, Entwicklungs- und Ausbildungsplänen der Personalsteuerung sowie optimalen Informationen über Organisationsstruktur, Hierarchie und Stellenanforderungen.

Auswahl von Bewerbern

Bei der Auswahl von Mitarbeitern sind Leistungsfähigkeit, Leistungswille, Entwicklungsmöglichkeiten und verschiedene persönliche Eigenschaften - etwa das persönliche Auftreten bei in der Öffentlichkeit tätigen Mitarbeitern - zu beurteilen. Bei entsprechender Gestaltung der Qualifikationsprofile werden die dazu benötigten Informationen aus der Personaldatenbank gewonnen und können durch Informationen aus Beurteilungsgesprächen ergänzt werden.

Die Auswahl aus einer Zahl von Stellenbewerbern kann unter Umständen zu einer komplexen Aufgabe werden. Sind genügend Bewerber mit ausreichender Qualifikation für die zu vergebenden Stellen vorhanden, ergeben sich kaum Probleme bei der Besetzung der Stellen.

Anders ist die Situation, wenn nicht genug Bewerber mit der geforderten Qualifikation verfügbar sind. Für diese Fälle können neben den für die Stelle gültigen Mindestanforderungen zusätzlich Minimalanforderungen bestimmt werden, die auf keinen Fall unterschritten werden dürfen, weil sonst die erforderliche Leistung von vornherein nicht erbracht werden kann: Bei einem Taxilenker kann man vielleicht auf ausreichende Deutsch- und sogar Ortskenntnisse verzichten, kaum aber auf den Führerschein. Die Folge einer solchen Besetzung ist natürlich die sofortige Einleitung von Maßnahmen der Personalsteuerung, um das Qualifikationsniveau wenigstens an die Mindestanforderungen der Stelle heranzuführen.

Ein zweite Maßnahme der Mitarbeiterauswahl bei nicht ausreichend qualifizierten Bewerbern besteht darin, unter den Beschäftigten des Unternehmens einen Mitarbeiter zu suchen, der die Mindestanforderungen der zu besetzenden Stelle erfüllt und eventuell zusätzlich eine für seine derzeitige Stelle zu hohe Qualifikation aufweist.

Das System unterstützt die Personalbeschaffung bei der Auswahl von Bewerbern für eine Stelle mit folgenden Funktionen:

  • Dokumentation von Bewerbungsunterlagen, Lebenslauf, Zeugnissen, Referenzen und Eignungstests
  • Vergleich der Eignungsprofile mit dem Anforderungsprofile der Stelle
  • Übersicht über die Eignung der einzelnen Bewerber
  • Kostenvergleiche zwischen den in Frage kommenden Bewerbern
  • Vergleich der Entwicklungsmöglichkeiten der einzelnen Bewerber
  • Serienbrieffunktion zur Absage an alle nicht beschäftigten Bewerber
  • Mitteilung an den ausgewählten Bewerber mit Dienstzettel/Dienstvertrag und Stellenbeschreibung
  • Speicherung von Bewerberdaten für spätere Verwendung
  • Löschen der Bewerber aus der Personaldatenbank

Auch die Bearbeitung von Bewerbungen ohne Stellenausschreibung wird vom System unterstützt:

  • Liste der dem Eignungsprofil entsprechenden Stellen
  • Übernahme in die Personaldatenbank für eventuelle spätere Beschäftigung

Die Arbeitskräftedokumentation wird mit dem Personalinformationssystem in der dort beschriebenen Form bewältigt.

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