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Kostenrechnung

Den Kostenrechnungsfunktionen kommt im Lohnsystem eine entscheidende Bedeutung zu, weshalb MIBS gerade in diesem Bereich über umfassende Einrichtungen verfügt.

Das Lohnsystem beherrscht nicht nur eine Aufteilung der Kosten auf im Personalstamm gespeicherte fixe Kostenstellen, sondern erlaubt eine weitgehend frei definierbare Zuordnung der einzelnen Lohnkosten zu Kostenarten und Kostenstellen. Es ist auch möglich, einzelne Kosten im Verhältnis anderer Kosten auf die Kostenstellen aufzuteilen, etwa die Überstunden im Verhältnis der auf den einzelnen Kostenstellen geleisteten Normalstunden.

Ebenso können parallel zur eigentlichen Lohnabrechnung kalkulatorische Kosten ermittelt werden, zum Beispiel monatlich anteilige Sonderzahlungen, die in die Kostenrechnung gelangen, während die tatsächlich abgerechneten Urlaubs- und Weihnachtsgelder nicht in der Kostenrechnung, sondern höchstens zur Kontrolle der kalkulatorischen Werte auf einem Verrechnungskonto gebucht werden.

Das System führt parallel zur eigentlichen Lohnverrechnung nach Personalnummer und Lohnart eine eigene Abrechnung nach Kostenstelle und Kostenart durch. Die Kostenarten können dabei personal- und lohnartenabhängig frei gesteuert werden, womit eine beliebige Gliederung nach Personengruppen und Kostenbereichen möglich ist.

Zuordnung der Lohnkosten

Die Zuordnung der Lohndaten eines Dienstnehmers zu den einzelnen Kostenstellen kann auf mehrere unterschiedliche Arten erfolgen. Die Art der Behandlung für die Kostenrechnung wird im Lohnartenstamm für jede Lohnart gesondert festgelegt, es können daher alle verfügbaren Varianten auch gleichzeitig eingesetzt werden.

Grundsätzlich werden die Werte einer Lohndatenzeile jener Kostenstelle zugeordnet, die in diesem Datensatz eingetragen ist. Jeder Lohndatensatz enthält eine Kostenstelleninformation (die aber auch leer sein kann - siehe unten), wobei innerhalb einer Lohnart beliebig viele unterschiedliche Kostenstellen auftreten können.

Bei Lohndaten, die direkt Kostenstellen zugeordnet werden, kann im Lohnartenstamm festgelegt werden, ob sie das sogenannte Bruttolohndatenverhältnis beeinflussen oder nicht. Dieses Verhältnis ergibt sich aus den Summen der Belastungen je Kostenstelle innerhalb der laufenden Abrechnung und kann als Aufteilungsschlüssel für andere Kostenfaktoren verwendet werden.

Lohndaten, die nicht direkt Kostenstellen zugeordnet werden können oder sollen, werden folgendermaßen behandelt: Entweder ist im Lohnartenstamm eine Fixkostenstelle eingetragen, welche für jeden Lohndatensatz dieser Lohnart verwendet wird. Eine zweite Möglichkeit sieht vor, die Kosten dieser Lohnart auf die im Personalstamm des Dienstnehmers gespeicherten Kostenstellen zu bringen. Im Personalstamm können bis zu fünf Kostenstellen mit einem Prozentsatz eingetragen werden. Die Lohnkosten werden diesen Stellen mit dem jeweiligen Prozentanteil angelastet. Eine weitere Form ist die Aufteilung der Lohnkosten einer Lohnart nach dem oben erwähnten Bruttolohndatenverhältnis. Dieser mit den Werten anderer Lohndaten ermittelte Aufteilungsschlüssel (zum Beispiel die Arbeitsstunden oder die Grundlöhne je Kostenstelle) kann beliebig definiert werden und dazu dienen, Lohnkosten wie Dienstgeberbeiträge oder Überstunden im Verhältnis der tatsächlich für die verschiedenen Stellen erbrachten Leistungen aufzuteilen. Die letzte Form der Behandlung von Lohndaten für die Kostenrechnung besteht natürlich darin, die Werte der betreffenden Lohnart überhaupt nicht für die Kostenrechnung zu verwenden.

Kosten, Erlöse, Umsatzsteuer

Es können sowohl Kosten wie auch Erlöse (beispielsweise Wohnungsmiete) in der Kostenrechnung behandelt werden, wobei das System in allen Fällen die Werte ohne Umsatzsteuer für die Kostenrechnung ermitteln kann.

Es werden also zum Beispiel Reisespesen einschließlich Umsatzsteuer in der Lohnverrechnung ausbezahlt, aber nur die Nettobeträge ohne Vorsteuer in die Kostenrechnung übernommen. Ähnlich kann man auch für die Übernahme der Lohndaten in die Buchhaltung eine Aufteilung in Aufwand und Vorsteuer bzw. Einnahmen und Umsatzsteuer vornehmen lassen.

Kostenarten

Die innerhalb des Lohnsystems verwendeten Kostenarten dienen einerseits dazu, die einzelnen Lohnarten zu größeren Gruppen zusammenzufassen, andererseits ist über die Kostenarten auch eine zusätzliche Aufgliederung der Lohndaten möglich.

Jede Lohnart wird einer Kostenart zugeordnet, wobei in der Regel eine Zusammenfassung zum Beispiel aller Überstundenlohnarten zu eine Mehrarbeitskostenart erfolgt. Es können bis zu 255 verschiedene Kostenarten im System definiert werden.

Zur Aufgliederung der Kostenarten dient die Kostenartengruppe aus dem Personalstamm. Über dieses Datenfeld können die Mitarbeiter nach Bedarf für die Kostenrechnung zu beliebigen Personengruppen zusammengefasst werden, zum Beispiel Hausbesorger, LKW-Fahrer oder Vertreter. Die Kostenartengruppe wird vom System vorne an die Kostenartennummer angefügt; beide zusammen ergeben die intern verwendete Kostenartenidentifikation.

Ähnlich den Fixkostenstellen können im Lohnartenstamm auch fixe Kostenartengruppen definiert werden, um bestimmte Kostenarten (zum Beispiel EFZ-Lohnarten oder Schlechtwetter) aus der Personalgruppenzuordnung auszuklammern.

Mit diesem Schema kann man für alle Berufsgruppen dieselben Lohnarten verwenden und erhält dennoch für die Kostenrechnung unterschiedliche Kostenarten wie "Mehrleistungen Hausbesorger", "Mehrleistungen LKW-Fahrer", "Mehrleistungen Vertreter" usw.

Kostenauswertungen

Die Ergebnisse der Kostenrechnungsfunktionen können nicht nur in ein externes Kostenrechnungssystem übernommen, sondern auch innerhalb des Abrechnungssystems in vielfältiger Weise ausgewertet werden. Wie bereits oben bei den Lohndatenauswertungen erwähnt wurde, können sämtliche Lohndaten nach beliebigen Kriterien selektiert und in beliebiger Gliederung ausgedruckt werden, was auch der Kostenrechnung erlaubt, die Lohndaten in jeder gewünschten Form auszuwerten.

Zusätzlich können Übersichten zu den einzelnen Kostenstellen ausgegeben werden, die ähnlich dem Lohnkonto für Dienstnehmer aufgebaut sind und deren Inhalt auch hier frei definiert werden kann.

Kostenstellenauswertungen können auch monatlich erstellt werden, was insbesondere im Bauwesen zur Mittellohnberechnung verwendet wird.

Anbindung an externe Anwendungssysteme

Zur Übernahme der Lohndaten in ein externes Kostenrechnungs- oder Controllingsystem werden die bei der Buchhaltung beschriebenen Einrichtungen verwendet: Es kann ein Buchungsbeleg ausgedruckt oder eine Transaktionsdatei zur Übernahme erstellt werden. Dabei können Kostenstellen und Kostenarten in die beim Zielsystem verwendeten Identifikationsnummern umgeschlüsselt werden.


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