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Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS
Zusammenfassung

Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS ist ein umfassendes Personalmanagementsystem, das auf einer völlig neuartigen Konzeption basiert, die sich auf eine zwanzigjährige Erfahrung sowohl im Personalwesen wie auch mit Anwendungen unter dem Betriebssystem UNIX gründet.

Das Softwarekonzept stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt der Computeranwendung und versucht, dem Management geeignete Hilfsmittel zur Förderung und Motivation der Mitarbeiter anzubieten und den Verwaltungsaufwand im Personalbereich mit umfassenden und äußerst leistungsfähigen Verarbeitungsfunktionen zu minimieren.

Der generellen Konzeption folgend wurde bei der Softwaregestaltung darauf geachtet, auch den Anwendern des Systems mit bedienungsfreundlichen, effizienten und zuverlässigen Programmen optimale Bedingungen zu bieten und die Lust an der Arbeit mit dem System zu wecken. In dieser Hinsicht bietet MIBS alle Vorteile modernster Softwaretechnologie:

  • Leistungsfähige Managementinstrumente zur Personalführung
  • Absolut zuverlässige Verarbeitungsfunktionen
  • Kompetente und effiziente Systembetreuung und Wartung
  • Außergewöhnliche Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an individuelle Bedürfnisse
  • Mehrplatz- und Multitaskbetrieb ohne Einschränkungen
  • Extrem hoher Systemdurchsatz ohne unnötige Wartezeiten
  • Optimierte und höchstintegrierte Datenverwaltung mit minimalem Erfassungsaufwand
  • Hoher Bedienungskomfort durch Maskensoftware mit Bedienerführung und Onlinehilfe
  • Sofortige Auskunftsbereitschaft in allen Systembereichen und über beliebige Zeiträume

Das System zeigt qualitativ wie quantitativ überragende Eigenschaften, ragt um Größenordnungen über übliche Lohnabrechnungssysteme hinaus und eröffnet völlig neue Dimensionen im Bereich des Personalmanagements.

Datenmanagement
Die zentrale Datenverwaltung kontrolliert alle Datenbestände, die innerhalb des Mitarbeiterbetreuungssystems verwendet werden. Gleichzeitig werden dem System die mit anderen Anwendungen gemeinsam genutzten zentralen Stammdaten bereitgestellt.
  • Die gesamte Datenerfassung wird von einem einzigen Programm abgewickelt. Mit diesem Programm kann auch jederzeit auf sämtliche Lohndaten aller im System vorhandenen Mitarbeiter und Perioden zugegriffen werden.
  • Alle Steuerungsparameter werden über Bildschirm erfasst und können an individuelle Erfordernisse optimal angepasst werden. Eine Anpassung an geänderte Voraussetzungen ist jederzeit ohne Modifikation der Programme möglich.
  • Wie in der gesamten Dialog Data Software ist auch beim Lohnsystem das Ziel verfolgt worden, ein System zu schaffen, das über die bloßen Verwaltungsaufgaben hinaus dem Unternehmen ein leistungsfähiges und flexibles Informationsinstrument zur Verfügung stellt: Die gerade im Personalbereich sehr umfangreichen Datenbestände können nach den verschiedensten Kriterien ausgewertet und analysiert werden.
  • Die Personalnummer kann ebenso wie jede andere Stammdatenidentifikation jederzeit geändert werden. Nach Änderung der Nummer im Stamm enthalten sämtliche Datenbestände automatisch die neue Nummer.
  • Die Abrechnungsfunktionen sind in die Datenerfassung integriert, womit schon bei der Dateneingabe jederzeit das Ergebnis der Abrechnung mit den gegenwärtig vorliegenden Daten abgefragt werden kann.
  • Das Lohnsystem speichert sämtliche Änderungen und Steuerungsinformationen mit altem und neuem Wert, so dass auch Verarbeitungen für bereits weiter zurückliegende Perioden mit den damals gültigen Werten möglich sind.
  • Ein eigenes strukturiertes Schutzstufenkonzept sichert das Personalsystem vor unbefugtem Zugriff und verhindert ungewollte Änderungen der Datenbestände.
  • Der Datenaustausch mit externen Systemen kann über Disketten, Bandkassetten oder Modem abgewickelt werden.
  • Bei der Umstellung auf MIBS ist eine Datenübernahme für praktisch alle vorhandenen Bestände möglich. Bei Bedarf werden die Identifikationsnummern umgeschlüsselt und die vorhandenen Datenfelder in die benötigten Formate konvertiert.
  • Das Lohnsystem ist in alle übrigen Dialog Data Anwendungssysteme voll integriert und kann direkt zusammen mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Projektmanagement, Warenwirtschaft und Adressenverwaltung eingesetzt werden. Durch die vollständige Integration sind Datenübertragungen von einem Bereich in einen anderen unproblematisch möglich, außerdem sind keinerlei Doppelerfassungen von Daten notwendig.
Das Personalinformationssystem
Das Personalinformationssystem ist ein umfassendes Instrument zur Dokumentation über Mitarbeiter, Bewerber und sonstige Personen. Beliebige Zusatzinformationen für bis zu vier Millionen Personen können gespeichert und für Informationen herangezogen werden.
  • Die zentrale Informationsquelle des Personalinformationssystems bildet eine Adressendatenbank, in welche beliebige Personen eingetragen werden können.
  • Zu jeder Adresse können beliebige Zusatzinformationen gespeichert werden, die sich an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lassen.
  • Zu jeder Adresse können Qualifikationsmerkmale erfasst werden, die Grundlage für den Vergleich von Eignungsprofilen mit Anforderungsprofilen im Personalmanagement bilden.
  • Bis zu 26 Gruppen von Bewegungsdaten je Adresse können Informationen über Lebenslauf, Schulungsmaßnahmen in beliebiger Form aufnehmen.
  • Diese Daten können in Form von Listen oder Karteikarten für beliebige Personengruppen ausgewertet werden.
  • Bei Bedarf können diese Bewegungsdaten auch Beträge enthalten, wobei die einzelnen Buchungen in Form von Konten je Adresse oder Journalen ausgedruckt werden können.
Personalmanagement
Das Personalmanagement ist in jedem Unternehmen von überragender Bedeutung und benötigt leistungsfähige Werkzeuge, um die Informationsanforderungen bewältigen zu können, die mit der Planung und Steuerung des Personalwesens verbunden sind.
  • MIBS ist ein umfassendes Personalmanagementsystem , das weit über die eigentliche Lohnverrechnung hinaus eine Vielzahl von Planungs- und Steuerungsfunktionen im Personalbereich enthält.
  • Die Grundlagen für Entscheidungen in der Personalwirtschaft liefern neben dem Personalinformationssystem eine Arbeitsplatzdatenbank und ein Qualifikationsstruktursystem, mit deren Hilfe die organisatorische Struktur des Unternehmens und die Anforderungen an die Stelleninhaber beschrieben werden.
  • Dienstpostenplan und Stellengliederungsplan zeigen die organisatorische Struktur des Unternehmens und die personelle Besetzung der einzelnen Stellen.
  • Mit Planstellen und Plananforderungen kann die Entwicklung des Unternehmens hinsichtlich der Qualifikationsstruktur und der Personalkosten modelliert werden.
  • Die Kostenplanung ordnet den Stellen und Qualifikationsmerkmalen Anlern-, Ausbildungs- und Personalkosten zu und analysiert die Kostenentwicklung im Personalbereich.
  • Die Analyse von vorhandenen und geplanten Stellen sowie der Vergleich der Anforderungs- und Eignungsprofile liefern der Stellenplanung wichtige Informationen über die derzeitige Personalstruktur des Unternehmens und den zu erwartenden Personalbedarf.
  • Die Personalbeurteilung anhand der Eignungsprofile bildet die Voraussetzung für die Entwicklungs-, Förderungs- und Ausbildungsplanung.
  • Die Personalbeschaffung stützt sich auf eine Arbeitskräftedokumentation und nützt die Personalbeurteilungsfunktionen zur bestmöglichen Auswahl aus Stellenbewerbern.
  • Die Personalsteuerung verhilft den Mitarbeiter des Unternehmens zu optimalen Arbeitsbedingungen und nutzt die Entwicklungsmöglichkeiten der Dienstnehmer zu einer Verbesserung der Leistungsbereitschaft und Arbeitszufriedenheit.
  • Die Personalentwicklung prüft durch regelmäßigen Vergleich von Anforderungs- und Eignungsprofilen alternative Einsatzmöglichkeiten für einzelne Mitarbeiter und stellt rechtzeitig die erforderlichen Versetzungen und Schulungsmaßnahmen fest.
  • Die Personalförderung versucht, die derzeit nicht genutzten Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erkennen, zu fördern und für das Unternehmen zu nützen.
Personalevidenz
Die MIBS-Personalevidenz bringt dem Personalwesen eine beträchtliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Aufgaben, die händisch nur mit viel Zeitaufwand erledigt werden können, wickelt das System vollautomatisch ab und liefert zusätzlich eine Reihe wichtiger Informationen.
  • Die Zeitabrechnung ermittelt aus den Anwesenheitszeiten und bezahlten Abwesenheiten alle daraus ableitbaren Lohnbestandteile wie Sonn- und Feiertagsarbeit, Überstunden oder Nachtzuschläge.
  • Mehrarbeit und Zeitausgleich werden vollautomatisch verwaltet und abgerechnet, ebenso der Ausgleich der arbeitsfreien Tage im Gastgewerbe.
  • Die Zeiterfassung kann auch über Personalcomputer in Außenstellen betreut werden und dort Informationen zur Diensteinteilung liefern.
  • Ein eigener Betriebskalender definiert die unternehmensspezifischen arbeitsfreien Tage.
  • Die Werte der Zeitabrechnung werden in das Lohnsystem übernommen und stehen daneben für Auswertungen wie Überstundenlisten oder Arbeitszeitübersichten zur Verfügung.
  • Die Anspruchsverwaltung erledigt alle Aufgaben im Zusammenhang mit bezahlten Abwesenheiten, berechnet Urlaubs- und Krankengeldansprüche, verwaltet Pflegefreistellungen und alle sonstigen Formen von bezahlter Freizeit.
  • Das System kann auch zur Bearbeitung unternehmensspezifischer Ansprüche sowie zur Urlaubsplanung verwendet werden.
  • Mit Auswertungen wie EFZ-Antrag oder Arbeits- und Urlaubskartei wird der administrative Aufwand im Lohnbüro verringert. Fehlzeitübersichten in mehreren Formen informieren über die verschiedenen Ursachen für Abwesenheiten, zusätzlich kann jede Anspruchsart in Form einer Kartei ausgedruckt werden.
  • Wie alle Anwendungen im Personalbereich kann auch die Anspruchsverwaltung die Informationen über beliebige Zeiträume hinweg verarbeiten, so dass jederzeit Vergleiche mit früheren Jahren und Übersichten über die Entwicklung in einzelnen Perioden möglich sind.
  • Das Teilsystem Darlehen/Exekutionen behandelt automatisch Vorschüsse, Dienstgeberdarlehen, Kredite, Exekutionen und Unterhaltspfändungen.
  • Das System führt für jede Verbindlichkeit ein Konto und kann bei Bedarf Zinsen und Kosten verrechnen. Bei Dienstgeberdarlehen werden Zinsenersparnisse automatisch in der Lohnsteuerabrechnung berücksichtigt.
  • Exekutionen und Unterhaltspfändungen werden automatisch nach ihrem Rang gereiht und entsprechend den Vorschriften der Exekutionsordnung behandelt.
  • Für Zahlungen an unternehmensfremde Gläubiger können Überweisungen mit allen im System für den Zahlungsverkehr vorgesehenen Möglichkeiten abgewickelt werden.
  • Mehrere Auswertungen wie Drittschuldnererklärung, Tilgungsplan und verschiedene Listen über Verbindlichkeiten dienen der Information des Unternehmens, der Gläubiger und der verpflichteten Dienstnehmer.
  • Die Reisekostenabrechnung erlaubt dem Personalbüro eine effiziente Abwicklung aller Dienstreisen. Reisekosten im Inland und im Ausland werden mit allen in Kollektivverträgen und Abgabenvorschriften vorgesehenen Varianten vollautomatisch abgerechnet.
  • Ein integriertes Textsystem ermöglicht die automatische Erstellung von Dokumenten, Verträgen und Vereinbarungen oder Serienbriefen.
Personalabrechnung
Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS enthält ein umfassendes Personalmanagementsystem, das weit über die bloßen Verwaltungsaufgaben hinaus dem Unternehmen ein leistungsfähiges und flexibles Informationsinstrument zur Verfügung stellt. Die MIBS-Personalabrechnung erfüllt dabei alle zentralen Funktionen der Personalverwaltung und ermöglicht eine zuverlässige und reibungslose Abwicklung aller Aufgaben des Lohnbüros. Was macht MIBS zu einem besonderen Personalsystem?
  • Flexibilität.
    Der gesamte Funktionsumfang des MIBS-Systems wird durch Parameter gesteuert und kann optimal an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. Auch durch geänderte Voraussetzungen nötige Modifikationen sind einfach und ohne Programmänderungen möglich.
  • Absolut zuverlässige Funktionsweise.
    Durch den modularen Aufbau der gesamten Software, aufwendige Testverfahren mit echten Anwenderdaten und den jahrelangen Einsatz in der Praxis ist das System äußerst stabil und liefert absolut verlässlich jederzeit korrekte Ergebnisse.
  • Keine unnötigen Wartezeiten.
    Das System nützt alle Möglichkeiten von UNIX exzessiv aus, stützt sich auf perfekt optimierte Dateizugriffs- und Verarbeitungsoperationen und erzielt auf diese Weise extrem hohe Durchsatzraten : In der Regel werden bei jeder Verarbeitung bis zu 50 Arbeitnehmer pro Sekunde bewältigt, so dass bei 1000 Mitarbeitern jede Auswertung im Durchschnitt in weniger als einer halben Minute abgeschlossen ist.
  • Integrierte Abrechnung.
    Die Integration der Abrechnung in alle Auswertungsfunktionen erlaubt die Ausführung aller Auswertungen ohne eignes Abrechnungsprogramm, die Abfrage der Ergebnisse während der Datenerfassung sowie die Vorausabrechnung über beliebige Zeiträume, zum Beispiel zur Erstellung von Budgets für Personalkosten.
  • Bewertung zur Laufzeit.
    Die besondere Flexibilität der Bruttoabrechnung stützt sich auf äußerst leistungsfähige Bewertungsfunktionen, die erst während der Ausführung einer Verarbeitung die einzelnen Lohndaten bewerten. Damit können Zwischenergebnisse aus der laufenden Abrechnung sowohl die Bewertung anderer Lohndaten beeinflussen wie auch den weiteren Verlauf der Abrechnung steuern.
  • Zentrale Datenerfassung.
    Sämtliche Erfassungsarbeiten werden mit einem einzigen Programm erledigt. Der Wechsel zwischen verschiedenen Teilaufgaben, Abrechnungsperioden und Jahren ist jederzeit möglich, ohne das Programm verlassen zu müssen.
  • Minimaler Erfassungsaufwand durch vollständige Integration.
    Durch die hochintegrierte Arbeitsweise des MIBS-Systems werden einmal erfasste Daten automatisch überall dort verwendet, wo sie benötigt werden. Doppelerfassungen sind daher völlig ausgeschlossen, auch in Bereichen, die von anderen Systemen mitbenutzt werden, wie etwa Kostenstellen oder Buchhaltungskonten.
  • Direkter Zugriff auf Lohndaten aus allen vorliegenden Abrechnungsperioden und Jahren.
    Alle Auswertungen können ohne besondere Eingriffe über beliebige Zeiträume erstellt werden, auch für mehrere Jahre . Sämtliche Verarbeitungen können auch direkt während der Datenerfassung ausgeführt werden.
  • Keine Beschränkungen in der Bruttoabrechnung.
    Die Bewertungsfunktionen für Bruttolohndaten bieten Möglichkeiten, die einem Mathematik-Paket sehr nahe kommen. Es gibt praktisch keine Anforderung im Bruttobereich, die das Lohnsystem nicht erfüllen könnte.
  • Entlastung durch umfangreiche Automatikfunktionen.
    Das Lohnbüro wird durch eine effiziente Datenerfassung und eine Vielzahl von Automatikfunktionen unterstützt, durch die der Erfassungsaufwand auf das unbedingt nötig Minimum reduziert wird.
  • Weitreichende Korrekturmöglichkeiten.
    Selbstverständlich können die vorliegenden Lohndaten jederzeit korrigiert und Abrechnungen beliebig oft wiederholt werden. Für Fälle, die eine nachträgliche Korrektur nicht mehr erlauben, stehen leistungsfähige Funktionen zur Nachverrechnung in späteren Perioden zur Verfügung.
  • Berücksichtigung von Stammdatenänderungen.
    Das Lohnsystem speichert sämtliche Änderungen und Steuerungsinformationen mit altem und neuem Wert, so dass auch Verarbeitungen für bereits weiter zurückliegende Perioden mit den damals gültigen Werten möglich sind.
  • Unbegrenzte Selektionsmöglichkeiten in allen Auswertungen.
    Praktisch alle in den Datenbeständen vorhandenen Datenfelder können als Selektionskriterien verwendet werden, wobei beliebig viele der verfügbaren Kriterien gleichzeitig verwendet werden können. Jede Auswertung lässt sich damit auf den gerade benötigten Datenbereich eingrenzen.
  • Leistungsfähige und effiziente Kostenrechnungsfunktionen.
    Da die Personalkosten in den meisten Unternehmen einen bedeutenden Anteil am Gesamtaufwand darstellen, ist das System mit leistungsfähigen Kostenrechnungsfunktionen ausgestattet, die eine Aufteilung der Personalkosten auf Kostenstellen, Kostenarten und Projekte in verschiedenen Formen erlaubt.
  • Beliebige Nebenrechnungen.
    Nicht nur für die Abrechnung kalkulatorischer Kosten wichtig ist die Möglichkeit, neben der eigentlichen Abrechnung beliebige zusätzliche Berechnungen ausführen zu lassen, die in den eigentlichen Lohnauswertungen nicht aufscheinen, sondern nur Informationszwecken dienen oder Bewertungsfunktionen für die Kostenrechnung erfüllen.
  • Branchenspezifische Systemeinrichtungen.
    Ebenso integriert in das System sind Aufgaben aus speziellen Anwendungsgebieten: Akkordbetriebe, alle Arten von Handels- und Dienstleistungsbetrieben, Hotel- und Gastgewerbebetriebe , Baufirmen, Spitäler und Apotheken, Forstunternehmen oder Gemeindeverwaltungen können das Abrechnungssystem verwenden, ohne dass spezielle Programmversionen oder eigene Abrechnungsprogramme benötigt werden.
  • Integration in das Gesamtsystem.
    Das Lohnsystem ist in alle übrigen Dialog Data Anwendungssysteme voll integriert und kann direkt zusammen mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung, Projektmanagement, Warenwirtschaft und Adressenverwaltung eingesetzt werden. Durch die vollständige Integration sind Datenübertragungen von einem Bereich in einen anderen unproblematisch möglich, außerdem ist keinerlei Doppelerfassung von Daten notwendig.

Rechnungswesen
Die Personalkosten bilden in jedem Unternehmen einen wichtigen Anteil des Betriebsaufwands und erfordern umfassende Funktionen für eine vollständige Integration in Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Controlling.
  • Das Abrechnungssystem erlaubt eine weitgehend frei definierbare Zuordnung der Lohnkosten zu Kostenarten und Kostenstellen, womit die Übernahme des Personalaufwand in die Kostenrechnung vollständig an die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden kann.
  • Parallel zur eigentlichen Lohnabrechnung können im System kalkulatorische Werte ermittelt und den benötigten Kostenstellen zugeordnet werden.
  • Auch Erlöse - etwa die Einnahmen aus der Miete für Dienstwohnungen - können sowohl im Lohnsystem wie für die Kostenrechnung abgerechnet werden.
  • Bei Bedarf kann das System bei Kosten und Erlösen die anteilige Umsatzsteuer ermitteln und nur die Nettobeträge in die Kostenrechnung übertragen.
  • Die interne Leistungsverrechnung kann unternehmensintern erbrachte Leistungen bewerten und zwischen den leistenden und empfangenden Kostenstellen verrechnen.
  • Die Lohndaten können automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen oder in ein kamerales Haushaltssystem übertragen werden.

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