Seite: Home > Software > Personal > Zeitwirtschaft > Anspruchsverwaltung
Navigation
Software

Softwarestandards

Organisation

Rechnungswesen

Personal

Handelssysteme

Servicemanagement

MIBS

Systemkonzept

Familie und Beruf

Datenmanagement

Personalinformation

Personalmanagement

Personalevidenz

Zeitwirtschaft

Personalabrechnung

Rechnungswesen

Spezielle Anwendungen

Zusammenfassung

Checkliste Personalsystem

Zeitwirtschaft
Anspruchsverwaltung

Während die Zeitabrechnung alle Abwesenheitszeiten mehr oder weniger kritiklos entgegennimmt, setzt die Anspruchverwaltung bestimmte Formen von Abwesenheiten in Beziehung zu gesetzlichen oder kollektivvertraglichen Bestimmungen.


Ansprüche
Die Anspruchsverwaltung sammelt und überwacht die Informationen zu verschiedenen Ansprüchen und beobachtet insbesondere Krankenstand, Urlaub und bezahlte Freizeit (Arztbesuche, Pflegefreistellung). Da dieser Bereich wie das gesamte System völlig parametergesteuert abläuft, können auch individuelle Bedürfnisse berücksichtigt und spezielle Ansprüche oder Bestände eingerichtet werden, etwa eine Gleitzeitabrechnung oder die Beobachtung von Fehltagen. Für Abfertigungen ist dieses Teilsystem nicht gedacht, da Abfertigungsansprüche und Abfertigungsrückstellungen vom Abrechnungssystem ohne zusätzliche Maßnahmen ermittelt werden können.

Neu anfallende Ansprüche werden automatisch zu Beginn des Kalender- oder Arbeitsjahres berücksichtigt und um die in der jeweiligen Abrechnungsperiode anfallenden Bestandsveränderungen korrigiert. Lohnbüro und Dienstnehmer können jederzeit über den aktuellen Stand der Ansprüche informiert werden, die auch über den Beginn eines Kalenderjahres hinweg weitergeführt werden. Für Krankenstand und Arbeitsunfall werden spezielle Funktionen eingesetzt, die den jeweiligen Entgeltanspruch ermitteln und bei Bedarf auch die benötigten Papiere erstellen.

Anspruchsparameter
Die Verwaltung der verschiedenen Ansprüche wird über Parameter gesteuert. Um verschiedenen kollektivvertraglichen Vorschriften und betrieblichen Vereinbarungen entsprechen zu können, werden für bis zu 63 verschiedene Dienstnehmergruppen entsprechende Steuerungsinformationen festgelegt.

Im Personalstamm ist eingetragen, welcher dieser Parametersätze für den betreffenden Dienstnehmer anzuwenden ist. Bei Änderung der Ansprüche merkt sich das System wie bei allen für die Abrechnung relevanten Daten, ab wann diese Änderung gilt. Das kann jeweils nur zu Beginn einer Abrechnungsperiode (Monat) sein und entweder die Ansprüche selbst betreffen - wenn etwa das EFZG geändert wird - oder die Zuordnung eines Dienstnehmers zur einer anderen Gruppe.

Wie die Zeitabrechnung benötigt auch die Anspruchsverwaltung Informationen über die Arbeitszeit pro Wochentag, damit das System in der Lage ist, zum Beispiel bei einem Krankenstand die Ausfallstunden zu ermitteln.

Das System verwaltet bis zu acht verschiedene Ansprüche (Urlaub, Krankenstand, bezahlte Freizeit), die nach individuellen Bedürfnissen definiert werden können. Für jeden Anspruch werden eine Bezeichnung, die Art der Abrechnung (Krankenstände werden zum Beispiel speziell behandelt), die Anspruchswerte (Urlaubsanspruch in Tagen oder Stunden) und die Lohnart angegeben, unter welcher das zugehörige Entgelt abgerechnet werden soll.

Betriebskalender
Die Datumsfunktionen kennen zwar alle fixen und beweglichen Feiertage bis zum Jahr 2079, sind aber nicht über betriebsspezifische und kollektivvertragliche Gegebenheiten informiert, etwa in welchem Umfang der 24. Dezember ein Arbeitstag ist.

Der Systemkalender kann durch Eingabe zusätzlicher arbeitsfreier Tage an die tatsächlichen Verhältnisse angepasst werden. Daneben können in den Personaldaten spezielle Arbeitstage und Feiertage festgelegt werden, etwa der 24. oder 31. Dezember mit jeweils 4 Stunden Arbeit und 4 Stunden bezahltem Feiertag. Da diese arbeitsfreien Tage möglicherweise nicht für alle Dienstnehmer in gleicher Weise gelten, können sie sowohl unternehmensweit wie auch für einzelne Dienstnehmergruppen gesondert festgelegt werden.

Anspruchsbewegungen
Die einzelnen Bewegungen für die Anspruchsverwaltung werden mit der Bewegungsdatenerfassung (variable Daten) des Lohnsystems eingegeben.

Für jede Bewegung ist die Anspruchsart, das Beginn- und Enddatum (zum Beispiel krank von 5.-12.8.) und eventuell eine Kostenstelle anzugeben. Weiters kann die in den Parametern eingetragene Lohnart übersteuert sowie über einen Textcode die spezielle Art der Bewegung angegeben werden. Es sind pro Anspruchsart bis zu 255 verschiedene Texte möglich, deren Kennzeichnung auch als Selektions- und Sortierkriterium für Auswertungen herangezogen werden kann. Damit ist jederzeit überprüfbar, wie oft ein Dienstnehmer bereits ein "Begräbnis der Großmutter" besucht hat. Wenn entsprechende Aufzeichnungen verfügbar sind, können derartige Bewegungen auch für beliebige Zeiträume rückwirkend erfasst werden, damit diese Kontrolle nicht erst mit der Installation des Mitarbeiterbetreuungssystems beginnt.

Die einzelnen Bewegungen werden einerseits in der eingegebenen Form gespeichert, andererseits in einen Kalenderdatensatz übertragen, der bei der Abrechnung dazu verwendet wird, die zu diesen Bewegungen gehörigen Entgeltansprüche zu ermitteln. Dieser Kalenderdatensatz bildet auch die Grundlage für den Ausdruck der Arbeits- und Urlaubskartei sowie für verschiedene Auswertungen über Fehlzeiten.

Das System ermittelt je nach den Steuerungsangaben in den Parametern aus den vorliegenden Bewegungen die Ansprüche (zum Beispiel EFZ-Anspruch) und rechnet sie unter den angegebenen Lohnarten ab. Das kann zur Auszahlung eines Lohns oder aber auch nur zur Fortschreibung des zugehörigen Saldos (offene Urlaubstage) führen.

Bei Verwendung des Zeiterfassungs- und Abrechnungssystems werden diese Bewegungen automatisch in die Anspruchsverwaltung übernommen. Umgekehrt berücksichtigt die Zeitabrechnung alle in der Anspruchsverwaltung erfassten Abwesenheiten.

Arbeits- und Urlaubskartei
Die Arbeits- und Urlaubskartei wird aus den Anspruchsbewegungen erstellt und zeigt einen Jahreskalender mit den Sonn- und Feiertagen, in welchen die einzelnen Abwesenheiten (Krankenstand, Urlaub, Pflegefreistellung, unbezahlter Urlaub) aus der Anspruchsverwaltung mit dem jeweiligen Kennzeichen eingetragen sind.

Diese Kartei ist auch im lokalen Informationssystem Dialog Data InfoLink als Webseite verfügbar:

Übersicht Abwesenheiten

Wahlweise können in dieser Kartei verschiedene Angaben aus dem Personalstamm (ähnlich den Kopfdaten des Jahreslohnkontos, das im Abschnitt MIBS-Personalabrechnung dargestellt ist) und verschiedene Summen und Salden zu den einzelnen Anspruchsarten ausgegeben werden.


Anspruchsauswertungen
Aus den Bewegungen der Anspruchsverwaltung werden neben der Arbeits- und Urlaubskartei mehrere Auswertungen erstellt.

Die einzelnen Bewegungen zu einer Anspruchsart können wie ein Karteiblatt über beliebige Zeiträume ausgedruckt werden. Wahlweise können auch mehrere oder alle Anspruchsarten nach Datum sortiert zu einer solchen Liste zusammengefasst werden.

Fehlzeitenkontrolle
Die Fehlzeitenkontrolle gibt eine Übersicht über die Fehlstunden je Anspruchsart. Dabei werden die Stunden je vorhandener Anspruchsart in bis zu acht Spalten nebeneinander ausgegeben. Wahlweise kann diese Liste gesondert pro Dienstnehmer gedruckt werden und enthält dann pro Zeile die Werte je Woche, Monat oder Jahr. Die zweite Form gibt für einen zu wählenden Zeitraum pro Dienstnehmer eine Zeile mit den entsprechenden Daten aus.

Die Fehlzeitenübersicht kann in mehreren Varianten ausgedruckt werden und wahlweise die einzelnen Arten von Abwesenheiten (zum Beispiel nur Krankenstand) oder eine Übersicht über sämtliche Abwesenheiten enthalten. Die Übersicht wird ähnlich wie die Arbeits- und Urlaubskartei gedruckt, wobei in den einzelnen Zeilen statt der Monate die Mitarbeiter angeführt werden.

Die Liste kann auch in einer etwas komprimierten Form ausgegeben werden, bei der die einzelnen Tage zu Wochen zusammengefasst und zwischen den Tagen innerhalb einer Woche keine Leerzeichen ausgegeben werden. Damit können 14 Wochen, bei einem Drucker mit Schmalschrift oder einem Laserdrucker sogar ein ganzes Jahr in einer Druckzeile dargestellt werden.

Urlaubsplanung
Da im System jederzeit Daten für künftige Perioden eingegeben werden können, kann man eine der Anspruchsarten für die Urlaubsplanung verwenden und hier die voraussichtlichen Urlaubszeiten je Dienstnehmer erfassen. Der Urlaubskalender wird in derselben Form wie eine Fehlzeitenübersicht ausgedruckt.

Der Urlaubsplan kann auch in der oben beschriebenen komprimierten Form mit 14 bis 20 Wochen pro Druckzeile ausgegeben werden.
Personalmanagement Software Personal
Zeitwirtschaft Zeitwirtschaft
Integration in das Intranet Integration in das Intranet
Bitte beurteilen Sie unsere Webseiten durch Klick auf eine Schulnote (noch besser über die Feedbackseite):
Die aktuelle Seite: 
Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 Note 5
Gesamte Website: 
Note 1 Note 2 Note 3 Note 4 Note 5

Home  |  Unternehmen  |  Lösungen  |  Hardware  |  Software  |  Dienstleistungen  |  Linux  |  Konzepte  |  News & Infos  |  Webservice
Zurück zum Seitenanfang Fragen, Anregungen, Wünsche: Feedback * Impressum * Update 07-Nov-2015

www.mibs.at: Das Mitarbeiterbetreuungssystem MIBS (neues Fenster)
www.linuxoffice.at
: Linux im Unternehmen (neues Fenster)
www.dialogdata.net: Providerfunktionen und Internetdienstleistungen (neues Fenster)


© Dialog Data GmbH., Zweiglgasse 11, A-8020 Graz, Steiermark/Austria, Tel. +43/316/810091, E-Mail: office@dialogdata.com, AGB