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Zeitaufzeichnung

Die Zeitaufzeichnung übernimmt die Meldungen aus dem Identifikationssystem und erstellt daraus je nach dem aktuellen Status des Mitarbeiters Buchungen "Kommt" oder "Geht" mit Personenkennzeichnung, Datum und Uhrzeit.


Zeiterfassung
Es werden Zeiterfassungsstellen eingerichtet, für deren Konfiguration ein sehr großer Spielraum besteht. Grundsätzlich wird hier eine Einrichtung benötigt, die es den Dienstnehmern erlaubt, mit minimalem Aufwand "kommt"- und "geht"-Stempelungen vorzunehmen. Dazu sind technische Einrichtungen in großer Vielfalt (Fingerprintscanner, Strichcodeausweise, Magnetkarten und andere) verfügbar, die entsprechend den individuellen Anforderungen gewählt werden können. Die Buchungen von Anmeldungen und Abmeldungen werden für eine spätere Weiterverarbeitung gespeichert. Es sollte hier auch ein Drucker verfügbar sein, mit dem für den Dienstnehmer eine Bestätigung über die vorgenommene Buchung ausgedruckt wird.

Bei entsprechender Konfiguration können auch auftragsbezogene Buchungen aufgezeichnet werden, deren weitere Verarbeitung etwa für eine Auftragsabrechnung oder für die Nachkalkulation individuell geregelt werden muss. Für derartige Anwendungen sind allerdings in den meisten Fällen zusätzliche Benutzereingaben erforderlich.

Dateien der Zeitaufzeichnung
Das System verwendet mehrere Dateien zur Steuerung des Ablaufs und zur Protokollierung der Ereignisse.

Steuerungsparameter
Über die Steuerungsparameter können einzelne Funktionen der Zeitaufzeichnung individuell gestaltet werden.

Benutzerstamm
Der Benutzerstamm ist derselbe wie im Identifikationssystem.

Benutzerstatus
In dieser Datei wird der aktuelle Status jedes Benutzers (anwesend oder abwesend) festgehalten, aus welchem beim nächsten Identifikationsvorgang die Art der Transaktion ("Kommt" bei abwesend oder "Geht" bei anwesend) ermittelt wird.

Zeitaufzeichnungen
Wird der Fingerprintscanner zur Aufzeichnung von Anwesenheitszeiten verwendet, werden in den Zeitaufzeichnungen für jede erfolgreiche Meldung über den Scanner je nach dem aktuellen Zustand des Benutzers (anwesend oder abwesend) Eintragungen für den Beginn oder das Ende der Anwesenheit vorgenommen.

Funktionen zur Zeitaufzeichnung
Die Programme zur Aufzeichnung von Anwesenheitszeiten mit Hilfe des Fingerabdruckscanners umfassen Verarbeitungen zur Protokollierung und Korrektur der Zeitmeldungen, beinhalten jedoch keinerlei Funktionen aus dem Bereich der Lohnabrechnung.

Aufzeichnung Anwesenheitszeiten
Die Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten mit Hilfe eines Identifikationssystems stellt die zentrale Funktion des Systems dar. Per Fingerabdruck werden die Zeiten des Beginns und Endes der Anwesenheit pro Benutzer aufgezeichnet und stehen für weitere Verarbeitungen zur Verfügung.

Die Zeitaufzeichnung erfolgt automatisch und ohne jeden Bedienungseingriff durch Anmelden beim Identifikationssystem, zum Beispiel durch Auflegen eines Fingers auf den Scanner. Jede Identifikationsmeldung ändert den Status des zugehörigen Mitarbeiters von "abwesend" in "anwesend" ("kommt") und umgekehrt von "anwesend" in "abwesend" ("geht"). Im letzteren Fall ("geht") wird eine Eintragung mit Kommt- und Geht-Zeit in das Zeitaufzeichnungsprotokoll vorgenommen.

Über die Steuerungsparameter können etliche Sonderfälle geregelt werden, wie der minimale Zeitraum zwischen zwei Identifikationsvorgängen (falls jemand seinen Finger zu lange auf den Scanner hält) oder die maximale Anwesenheitszeit, die dann benötigt wird, wenn sich jemand nicht abgemeldet hat und daher am nächsten Tag im Status "anwesend" wieder anstempelt, was zu einer "Geht"-Buchung führen würde.

Protokoll Zeitaufzeichnung
Das vom Zeitaufzeichnungssystem aufgezeichnete Anwesenheitsprotokoll kann in chronologischer Form für beliebige Zeiträume ausgedruckt werden.

Export Zeitaufzeichnung
Zur Übernahme in ein externes Zeitabrechnungssystem wird eine Textdatei erstellt, welche entsprechend den Angaben in den Steuerungsparametern die Arbeitszeitdaten in eine Textdatei einträgt. Standardmäßig werden hier
  • Personalnummer
  • Datum
  • Beginn der Arbeit und
  • Ende der Arbeit

für jede Arbeitsperiode eingetragen.


Liste anwesende Personen
Die Liste der anwesenden Personen zeigt alle Mitarbeiter, die zuletzt eine "Kommt"-Stempelung durchgeführt haben, also aus Sicht des Systems anwesend sind.
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