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ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Auftragsverwaltung
Auftragsmanagement

Jeder Auftrag enthält Kopfdaten, die für den gesamten Auftrag gelten sowie die einzelnen Positionen für die verschiedenen Arbeiten.


Auftragskopfdaten

Die Auftragsdaten werden bei der Neuanlage aus verschiedenen Quellen automatisch übernommen, um den Erfassungsaufwand minimal zu halten:

  • Kundendaten aus dem Adressenmanagement
  • Auftragsmodalitäten (etwa Zusteller-Nummer) aus dem Adressenmanagement
  • Abrechnungsmodalitäten (Zahlungsart, Rechnungsformate) aus dem Adressenmanagement
  • Produktdaten, Leistungen und Preise aus dem Produktmanagement

Damit wird die Datenerfassung für neue Aufträge minimiert: Es genügt, den Kunden einzugeben, während alle andern Daten (Fertigstellungstermin, Konditionen, Zusteller) automatisch übernommen beziehungsweise vorgeschlagen werden und bei Bedarf überschrieben werden können.

Kopfdaten für neuen Auftrag

Als Fertigstellungstermin wird je nach Konfiguration ein Datum in zwei bis drei Werktagen vorgeschlagen. Alle anderen Werte werden aus dem Adressenstamm übernommen.

Im Feld Abrechnung kann Vorkassa, Nachkassa oder Lieferschein (Fakturierung) gewählt werden. Diese Information wird automatisch aus dem Kundenstamm übernommen.

Zusätzlich einzugeben ist bei Bedarf nur ein Datum für die Abholung.


Bei späteren Änderungen werden einige zusätzliche Informationen angezeigt:

Auftragskopfdaten

Ein wichtiges Informationsfeld ist der Lagerort, der bei der Neuanlage noch offen bleibt. Er hilft einerseits, die Pakete zu einem fertiggestellten Auftrag zu finden und enthält andererseits implizit die Information, dass der Auftrag fertig bearbeitet ist. So lange kein Lagerort für den Auftrag eingetragen wurde, gilt es als noch nicht bearbeitet. Fallweise ein zusätzliches Kriterium für die Fertigstellung können Externaufträge sein (siehe dort). Das System betrachtet einen Auftrag als fertig bearbeitet, wenn ein Lagerort eingetragen ist und wenn keine Positionen mit externen Subverarbeitern mehr offen sind.


Der untere Teil der Maske enthält Informationen, die erst mit Abschluss des Auftrags bekannt sind, etwa Zahlbeleg oder Lieferschein.


In der letzten Zeile werden zwei Prüfsummen zum Auftrag angezeigt: Links die beim letzten Vorgang (etwa Druck Lieferschein) gespeicherte und rechts jene, die sich aus den aktuellen Auftragsdaten ergibt. Stimmen beide nicht überein, wurden die Auftragsdaten seit diesem letzten Vorgang verändert.


Zusätzliche Auftragsdaten

Um das Bedienungspersonal nicht unnötig zu belasten, werden in den zuvor dargestellten Kopfdaten nur die wichtigsten Informationen angezeigt. Mit Klick auf den Button Zusatzdaten wird ein Fenster mit detaillierteren Informationen geöffnet:

Zusätzliche Auftragskopfdaten
(verkleinerte Darstellung - Klick auf das Bild zeigt es in voller Größe in einem neuen Fenster)

Hier findet man in den rot hinterlegten Feldern Angaben zur Abrechnung und Verbuchung, die bei der Neuanlage des Auftrags alle aus den Stammdaten des Kunden übernommen wurden und hier abgeändert werden können.


Im unteren Teil wird das Auftragsprotokoll zu diesem Auftrag dargestellt. Hier sind alle Ereignisse aufgezeichnet, die zu Änderungen der Auftragsdaten geführt haben. Auch jeder Stornovorgang (oben Zahlung und Rechnung) ist hier zu finden.


Kundendaten

Kunden können über deren Nummer oder ihren Namen eingetragen werden. Wie auch bei Produkten und anderen Stammdaten muss die Kundennummer nicht bekannt sein, es genügt die Eingabe der ersten Buchstaben des Namens. Zum Beispiel könnte nach Eingabe von PREI neben Kund-Nr folgende Liste erscheinen:

Abfrage Adressen

Ist zum eingetippten Namen nur ein Kunde vorhanden, wird dieser sofort übernommen, ohne dass das obige Abfragefenster erscheint.


Handelt es sich um einen neuen Kunden, können die wichtigsten Daten schnell erfasst werden:

Daten für Neukunden

Die übrigen Kundendaten können entweder gleich oder später im Adressenmanagement ergänzt werden.


Das System prüft bei jeder Neuanlage, ob nicht schon Kunden mit ähnlichen Daten gespeichert sind und gibt gegebenenfalls Hinweise auf die bereits vorhandenen Adressen aus:

Liste vorhandener Kunden mit gleichem Namen

Damit wird weitgehend verhindert, dass eine Adresse mehrfach erfasst wird.

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