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ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Kundenabrechnung
Bezahlung durch Kunden

Bezahlt ein Kunde, unterscheidet das System, was er bezahlt, womit er bezahlt und in welcher Form er eine Bestätigung erhält.


Bezahlt werden kann

  • eine Anzahlung
  • ein abgeschlossener Auftrag
  • mehrere abgeschlossene Aufträge (Sammelabrechnung)
  • ein Lieferschein
  • mehrere Lieferscheine (Sammelabrechnung)
  • eine bereits ausgestellte Rechnung, die noch nicht in die Buchhaltung übernommen wurde
  • eine bereits ausgestellte Rechnung, die schon verbucht ist

Je nach Status der Aufträge muss das System zwischen unterschiedlichen Zahlungsvorgängen unterscheiden. Wird etwa eine noch nicht verbuchte Rechnung bar bezahlt, wird diese Zahlung wie eine sonstige Barzahlung in das Kassabuch eingetragen und die betreffende Rechnung nicht mehr in die Buchhaltung übernommen. Ist die Rechnung dagegen schon verbucht, existiert dazu in der Buchhaltung ein offener Posten, der mit dieser Zahlung ausgeglichen wird, was für das System ein gänzlich anderer Vorgang ist.


Die Form der Bezahlung kann sein

  • Barzahlung mit Euro
  • Barzahlung mit Euro und Einlösung eines Gutscheins
  • Barzahlung mit Fremdwährungsgeld
  • Bezahlung mit Bankomat
  • Bezahlung mit Bankomat und Einlösung eines Gutscheins
  • Bezahlung mit Kreditkarte
  • Bezahlung mit Kreditkarte und Einlösung eines Gutscheins

Die Form der Zahlungsbestätigung kann sein

  • Einzelabrechnung mit Kassenbon
  • Sammelabrechnung mehrerer Aufträge mit Kassenbon
  • Einzelabrechnung mit Druck auf A4-Blatt
  • Sammelabrechnung mehrerer Aufträge mit Druck auf A4-Blatt

Ohne Fakturierung kann die Kundenabrechnung für sieben verschiedene Auftragsstadien, in sieben verschiedenen Formen mit vier unterschiedlichen Bestätigungsbelegen erfolgen. Es gibt also insgesamt 7 x 7 x 4 = 196 verschiedene Formen der Kundenabrechnung ohne Fakturierung und einige weitere spezielle Formen, etwa wenn die Anzahlung höher war als der Auftragswert (Rückzahlung) oder Maßnahmen, wenn die Zahlungsvorgang nicht ordnungsgemäß abgewickelt werden kann, beispielsweise weil die Bankomatverbindung nicht funktioniert (siehe Korrekturmöglichkeiten).


Abrechnung einzelner Aufträge

Normalerweise wird ein Auftrag mit der Bezahlung abgeschlossen. Holt der Kunde seine Ware im Geschäft oder einer Annahmestelle ab (die Zustellung haben wir schon bei den Zustelleraufträgen besprochen), wird er bar oder mit einer Bankomat- oder Kreditkarte bezahlen.


Dazu wird durch Klicken auf den Button Kassa/LS ein Fenster zur Bezahlung geöffnet:

Auftragszahlung

Hier kann die Zahlungsart (bar oder eine der konfigurierten Kartenzahlungen) gewählt und der gegebene Betrag eingegeben werden.

Kassabeleg

Der Kassabeleg enthält alle Rechnungsmerkmale, auch die UID des Kunden, falls bei dessen Stammdaten eine solche eingetragen wurde.

Neben "Barrechnung" wird die laufende Nummer aus dem Kassenjournal und daneben die Beleg-ID mit Datum und Uhrzeit ausgedruckt. Darunter findet man die lange und kurze Auftrags-ID und rechts daneben die Prüfsumme für den Auftrag. Alle diese Werte mit Ausnahme der kurzen Auftrags-ID findet man zusammen mit dem Betrag in identischer Form sowohl im Auftragsprotokoll wie auch im Kassenjournal.


Um Fehleintragungen in das Kassenjournal zu vermeiden, kann bei Aufträgen, für die eine Fakturierung vorgesehen ist, das obige Subfenster gar nicht geöffnet werden. Umgekehrt ist der Druck eines Lieferscheins für einen Auftrag, der bar bezahlt werden soll, nicht möglich.


Vorkassa

Bei Vorkassa werden der Druck der Arbeitspapiere und des Kassabelegs in einem Arbeitsgang erledigt:

Vorkassa

Der Druck eines Abholscheins ist hier nicht vorgesehen, weil der Kunde ohnehin den Kassenbon für den Auftrag erhält.

Zum Abschluss eines Auftrags mit Vorkassa ist dieser Auftrag aufzurufen und der Button Ausgabe anzuklicken. Dies ist aus mehreren Gründen notwendig: Es wird damit festgehalten, dass sich die Auftragsware nicht mehr im Unternehmen befindet. Andernfalls wäre eine Kontrolle der vorhandenen Bestände (Inventur) nicht möglich. Außerdem wird geprüft, ob tatsächlich der gesamte Auftrag bezahlt wurde. Es könnte sein, dass sich der Preis (etwa wegen starker Verschmutzung) nachträglich geändert hat und damit noch ein Restbetrag offen ist.


Sammelzahlungen

Fallweise holt ein Kunde mehrere Aufträge gleichzeitig ab. Diese können über den Button Sammelzahlung in einem abgerechnet werden:

Sammelzahlung

Bei dieser Form kann auch die Art des Drucks (Paragon am Bondrucker oder A4-Blatt über Laserdrucker) gewählt werden.

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