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ISM Servicemanagement für Dienstleistungsunternehmen - Kundenabrechnung
Fakturierung

Die Fakturierung kann entweder für jeden Lieferschein gesondert erfolgen und aber in Form einer Sammelrechnung, die alle bisher nicht fakturierten Lieferscheine enthält.

Auch hier gibt es mehrere Formen:

  • Standardrechnung mit allen Details
  • Rechnung mit Liste der Lieferscheine und Summe je Artikel
  • Rechnung mit Angabe des Abrechnungszeitraums und der Gesamtsumme aller Lieferscheine
  • Rechnung für Wiederverkäufer

Die Ausgabe dieser Formen kann in folgenden Formaten erfolgen:

  • als Paragon auf dem Bondrucker
  • auf A4-Blatt (Laserdrucker)

Je nach Art der gewünschten Bezahlung sind vier unterschiedliche Formen möglich:

  • Barrechnung ("Betrag dankend erhalten")
  • Bankverbindung-1
  • Bankverbindung-2
  • Bankverbindung-3

Insgesamt sind also 4 x 2 x 4 = 32 verschiedene Formen von Rechnungen möglich.


Rechnungsdruck

Der Druck von Rechnungen ist für einzelne oder alle Kunden möglich:

Auswahl für Rechnungsdruck
(verkleinerte Darstellung - Klick auf das Bild zeigt es in voller Größe in einem neuen Fenster)

Das System schlägt alle offenen Lieferscheine für die angegebenen Kriterien (Lieferdatum und Kunden) zur Fakturierung vor.

Alle Aufträge, die vorläufig nicht fakturiert werden sollen, werden einfach aus der obigen Liste gelöscht.

Bei Bedarf kann man in jeder Zeile das Ausgabeformat ändern.

Mit dem Button Drucken werden für alle angezeigten Aufträge Rechnungen gedruckt, wobei bis zu 120 Aufträge in einer Rechnung enthalten sein können.


Rechnungsformat

Die Fakturen werden mit Hilfe von kundenspezifischen Templatedateien gedruckt, womit eine weitgehend beliebige Gestaltung der Rechnungen möglich ist.

Rechnung

Zu jedem Lieferschein wird dessen Nummer aus dem Kassenjournal, das Lieferscheindatum und die Kurz-ID des Auftrags angegeben. In der Spalte Pr-Korr werden allfällige Rabatte ausgewiesen. Auch Anpassungen des Formats sind jederzeit einfach möglich.


Mail-Versand von PDF-Rechnungen
Rechnungen können auch per E-Mail als PDF-Dateien verschickt werden. Dazu zeigt das System eine Liste der zu versendenden Rechnungen:

Rechnungsversand per E-Mail
(verkleinerte Darstellung - Klick auf das Bild zeigt es in voller Größe in einem neuen Fenster)

Voraussetzung für den Rechnungsversand per E-Mail ist natürlich ein Internetzugang.


XML-Rechnungen für Bundesstellen
Für Bundesstellen werden E-Rechnungen im XML-Format erstellt, die über das Unternehmensserviceportal oder über die PEPPOL-Transport-Infrastruktur an Bundesdienststellen eingebracht werden können. Diese Übertragung erfolgt über dasselbe Fenster wie oben der Versand per E-Mail.

Rechnungsausgleich

Die weitere Bearbeitung der ausgestellten Rechnungen hängt von den installierten Systemmodulen ab.

In jedem Fall ist die direkte Bezahlung einer Rechnung (bar oder unbar) möglich:

Barzahlung einer Rechnung

Vor der Verbuchung bereits bezahlte Rechnungen werden nicht mehr in das Rechnungswesen übernommen, weil der Zahlungseingang im Kassabuch enthalten ist.


Nachdruck von Belegen
Falls ein Kunde das wünscht oder das Unternehmen dies benötigt, kann jeder Beleg des Servicemanagements nachgedruckt werden:
  • Auftragspapiere
  • Kassabelege
  • Lieferscheine
  • Rechnungen

In den meisten Fällen können diese Papiere auch berichtigt und danach neu erstellt werden (siehe Korrekturmöglichkeiten).

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